Dienstplan-Software bringt Ihren Dienstplan, die Verfügbarkeit Ihres Teams und die geleisteten Stunden in einem System zusammen. Ihr Team gibt in einer App an, wann es arbeiten kann. Sie setzen die Schichten in den Dienstplan und veröffentlichen ihn. Danach stempelt Ihr Team ein, und die genehmigten Stunden gehen direkt an die Lohnabrechnung. Keine Excel-Tabelle, kein Foto vom Dienstplan in der WhatsApp-Gruppe und keine Telefonrunde, wenn jemand ausfällt.
Im Folgenden lesen Sie, wie das in einer normalen Woche abläuft, mit Beispielen aus Gastronomie und Einzelhandel, wo der Dienstplan jede Woche anders aussieht.
So funktioniert Dienstplan-Software in 7 Schritten
1. Sie richten Ihren Betrieb einmal ein
Zuerst tragen Sie die Grundlagen ein: Ihre Standorte, Ihre Funktionen (etwa Bar, Küche oder Kasse) und Ihre Mitarbeiter mit ihren Vertragsstunden. Schichten, die jede Woche wiederkommen, legen Sie ebenfalls einmal an. Danach pflegen Sie nur noch, was sich ändert.
2. Ihr Team gibt seine Verfügbarkeit an
Mitarbeiter tragen in der App ein, wann sie arbeiten können und wann nicht, für einen einzelnen Tag oder als festes Muster. Schüler tragen ihren Stundenplan ein. Sie legen eine Frist fest, zum Beispiel Donnerstag für die Woche darauf. So müssen Sie niemandem mehr hinterherschreiben, und die Antworten liegen bereit, wenn Sie planen.
3. Sie erstellen den Dienstplan
Auf einem Bildschirm sehen Sie, wer verfügbar ist und wie viele Stunden jemand laut Vertrag arbeitet. Schichten ziehen Sie per Drag-and-Drop an ihren Platz, oder Sie laden eine Woche, die gut lief, als Vorlage. Unter jedem Tag sehen Sie, was die Besetzung kostet, sodass Sie die Personalkosten nicht erst im Nachhinein überraschen.
4. Sie veröffentlichen den Dienstplan
Solange Sie noch schieben, sieht Ihr Team nichts. Vor dem Veröffentlichen sehen Sie, welche Schichten kollidieren, etwa wenn jemand doppelt eingeplant ist oder außerhalb seiner Verfügbarkeit liegt. Nach dem Veröffentlichen sieht jeder seine Schichten sofort in der App. Ein Ausdruck am Schwarzen Brett, der am nächsten Tag schon nicht mehr stimmt, ist nicht mehr nötig.
5. Sie fangen Änderungen auf
Jemand meldet sich krank oder möchte tauschen. Statt selbst herumzutelefonieren, stellen Sie die Schicht offen. Kollegen mit der passenden Funktion sehen sie in der App und melden sich. Sie entscheiden, wer sie bekommt. Tauschanfragen unter Kollegen laufen genauso: Sie genehmigen, und der Dienstplan passt sich an.
6. Ihr Team stempelt ein
Mitarbeiter stempeln an einem Tablet im Betrieb, in der App oder tragen ihre Stunden nachträglich ein. Die Software stellt die geleisteten Stunden neben den Dienstplan. Wer zu spät oder gar nicht eingestempelt hat, fällt sofort auf.
7. Sie genehmigen die Stunden und exportieren sie
Sie schauen nur auf die Abweichungen und genehmigen den Rest in einem Schritt. Die Stunden gehen mit Zuschlägen an die Lohnabrechnung. Mit einer Schnittstelle müssen Sie nichts abtippen.
Was bringt Dienstplan-Software?
Immer genug Leute vor Ort
Sie sehen vorab, ob jede Schicht besetzt ist. Das verhindert lange Wartezeiten an vollen Abenden und eine unbesetzte Kasse am Samstag.
Ein Team, das sich gehört fühlt
Mitarbeiter geben selbst an, wann sie können, und sehen ihren Dienstplan auf dem Handy. Weniger Missverständnisse, weniger Hin und Her darüber, wer wann arbeitet.
Weniger Zeit für die Planung
Keine Excel-Tabelle pflegen und keine Nachrichten, um herauszufinden, wer Zeit hat. Eine Woche, die gut lief, verwenden Sie wieder.
Kontrolle über die Personalkosten
Sie sehen die Kosten pro Tag, während Sie planen. Überbesetzung und Überstunden erkennen Sie also, bevor sie Geld kosten, nicht erst danach.
Schnell reagieren bei Andrang oder Ausfall
Bei Krankheit oder plötzlichem Andrang stellen Sie eine Schicht offen, und Ihr Team meldet sich selbst. Sie müssen nur noch auswählen.
Worauf Sie bei der Auswahl achten sollten
Eine App, die Ihr Team wirklich nutzt.
Wenn Mitarbeiter die App nicht öffnen, schreiben Sie trotzdem weiter Nachrichten.
Zahlen für die, die arbeiten.
In Gastronomie und Einzelhandel wechselt Ihr Team mit der Saison. Mit einem Preis pro aktivem Mitarbeiter zahlen Sie nicht für Aushilfen, die im Winter nicht arbeiten.
Eine Anbindung an Ihre Lohnabrechnung.
Sonst tippen Sie die Stunden trotzdem ab.
Hilfe bei der Einrichtung.
Ein Mensch am Telefon spart Ihnen in den ersten Wochen viel Zeit.
Kostenlos testen mit dem eigenen Team.
Erst wenn Sie wirklich eine Woche geplant haben, wissen Sie, ob es passt.
So funktioniert es in Tiemdo
Tiemdo ist Dienstplan-Software für Gastronomie, Freizeit und Einzelhandel. Alle Schritte oben sind enthalten: Verfügbarkeit mit Frist, offene Schichten, Vorlagen, Personalkosten pro Tag, Stempeln und Schnittstellen zur Lohnabrechnung. Sie zahlen 1 € pro aktivem Mitarbeiter pro Monat für die Dienstplanung, oder 2 € mit Stempeln und Arbeitszeiterfassung.
Häufige Fragen
Ist Dienstplan-Software auch für ein kleines Team geeignet?
Ja. Sobald Ihr Dienstplan jede Woche anders aussieht, merken Sie den Unterschied schon mit wenigen Mitarbeitern. Bei Tiemdo zahlen Sie pro aktivem Mitarbeiter: Ein Team von 12 kostet 12 € im Monat.
Was ist der Unterschied zum Dienstplan in Excel?
Excel ist eine einzelne Datei. Sie halten selbst nach, wer verfügbar ist, wer tauscht und wer wie viele Stunden gearbeitet hat. Dienstplan-Software verbindet Verfügbarkeit, Dienstplan und Stunden miteinander. Mehr dazu in Personalplanung in Excel für die Gastronomie.
Wie schnell kann ich loslegen?
Sie legen ein Konto an und planen sofort Ihre erste Woche. Hilfe bei der Einrichtung ist inklusive.
Fazit
Dienstplan-Software übernimmt die Arbeit, die Sie jetzt in Excel, der WhatsApp-Gruppe und losen Listen erledigen. Ihr Team gibt seine Verfügbarkeit an, Sie planen und veröffentlichen, und die Stunden gehen direkt an die Lohnabrechnung. Neugierig, wie das in Ihrem Betrieb funktioniert? Sehen Sie sich unsere Dienstplan-Software an oder testen Sie Tiemdo 30 Tage kostenlos, ohne Kreditkarte.