Einen Dienstplan in Excel erstellen Sie mit einer Tabelle, in der Ihre Mitarbeiter in den Zeilen und die Wochentage in den Spalten stehen. In jede Zelle tragen Sie die Schicht ein. Mit ein paar Formeln zählen Sie die Stunden pro Mitarbeiter zusammen und sehen, ob jemand über oder unter seinen Vertragsstunden liegt. Keine Lust, alles selbst zu bauen? Laden Sie unseren kostenlosen Excel-Dienstplan für die Gastronomie oder den Einzelhandel herunter.
So erstellen Sie einen Dienstplan in Excel in 7 Schritten
1. Listen Sie Ihre Mitarbeiter auf
Legen Sie ein Tabellenblatt „Mitarbeiter“ an, mit Name, Funktion (etwa Service, Küche oder Kasse) und Vertragsstunden pro Woche für jede Person. Dieses Blatt nutzen Sie später, um zu prüfen, ob der Dienstplan stimmt.
2. Erstellen Sie einen Wochenplan
Legen Sie pro Woche ein neues Tabellenblatt an und benennen Sie es nach der Kalenderwoche, etwa „KW 44“. Tragen Sie die Namen in Spalte A ein und Montag bis Sonntag in die Spalten daneben. Gruppieren Sie die Mitarbeiter nach Funktion, dann sehen Sie schneller, ob jeder Bereich besetzt ist.
3. Arbeiten Sie mit Schichtkürzeln
Tippen Sie nicht jedes Mal die vollen Uhrzeiten ein, sondern nutzen Sie Kürzel. Legen Sie ein Blatt „Legende“ mit drei Spalten an: Kürzel, Uhrzeiten und Stundenzahl. Zum Beispiel: F = 09:00–17:00 = 8 Stunden, S = 17:00–23:00 = 6 Stunden. Im Dienstplan tragen Sie nur das Kürzel ein.
4. Zählen Sie die Stunden pro Mitarbeiter
Die Stunden einer Schicht lassen Sie mit SVERWEIS nachschlagen. Steht das Kürzel in Zelle B3, liefert diese Formel die Stundenzahl:
=WENNFEHLER(SVERWEIS(B3;Legende!$A:$C;3;FALSCH);0)
Zählen Sie die Wochenstunden mit =SUMME() zusammen und setzen Sie die Summe ans Ende jeder Zeile.
5. Prüfen Sie Vertragsstunden und Besetzung
Setzen Sie die Vertragsstunden des Mitarbeiters neben die Wochensumme. Ziehen Sie beides voneinander ab, dann sehen Sie sofort, ob jemand Plus- oder Minusstunden macht. Mit bedingter Formatierung färben Sie die Zahl rot, sobald jemand über seinen Vertragsstunden liegt. Unter jedem Tag zählen Sie mit =ANZAHL2(), wie viele Leute arbeiten. So sehen Sie auf einen Blick, ob ein Tag zu knapp besetzt ist.
6. Tragen Sie Verfügbarkeit und Urlaub ein
Bitten Sie Ihr Team, rechtzeitig mitzuteilen, wann es nicht kann, zum Beispiel jeden Donnerstag für die folgende Woche. Färben Sie diese Tage grau, bevor Sie planen. Urlaub tragen Sie auf einem eigenen Blatt ein, damit Sie ihn in der nächsten Woche nicht vergessen.
7. Teilen Sie den Dienstplan
Speichern Sie den Dienstplan als PDF und teilen Sie ihn in der WhatsApp-Gruppe, oder hängen Sie einen Ausdruck im Aufenthaltsraum auf. Schreiben Sie Kalenderwoche und Datum in den Dateinamen, damit niemand auf eine alte Version schaut.
Tipps, um Ihren Excel-Dienstplan aktuell zu halten
Arbeiten Sie mit einer Datei.
Kopieren Sie nicht jede Woche eine neue Datei, sondern fügen Sie ein Tabellenblatt hinzu.
Tragen Sie Änderungen sofort ein.
Teilen Sie den Dienstplan danach erneut und sagen Sie dazu, was sich geändert hat.
Vereinbaren Sie, wie Tauschen funktioniert.
Zum Beispiel: Tauschen ist erlaubt, aber nur mit Ihrer Zustimmung.
Bewahren Sie alte Wochen auf.
So können Sie später nachsehen, wie viel jemand gearbeitet hat.
Planen Sie für eine bestimmte Branche? Lesen Sie Personalplanung in Excel für die Gastronomie oder für den Einzelhandel.
Kostenlosen Excel-Dienstplan herunterladen
Sie möchten nicht mit einer leeren Datei anfangen? Wir haben einen kostenlosen Excel-Dienstplan erstellt, in dem Dienstplan und Stundenzählung schon eingebaut sind. Laden Sie ihn für die Gastronomie oder den Einzelhandel herunter.
Wann wird Excel zu klein?
Excel funktioniert gut für ein kleines Team mit festem Dienstplan. Schwierig wird es, sobald sich der Plan jede Woche ändert. Sie merken es an Momenten wie diesen:
Jemand erscheint nicht.
Lisas Schicht wurde von Freitag auf Samstag verschoben, aber sie schaute noch auf den alten Plan.
Sie planen jemanden ein, der nicht kann.
Tom hatte gesagt, dass er Samstag nicht kann, aber der Zettel ist hinter den Schreibtisch gefallen.
Sie erschrecken über einen Berg Plusstunden.
Emma blieb an jedem vollen Abend eine Stunde länger. Nach ein paar Monaten hat sie 40 Plusstunden.
Die Lohnabrechnung stimmt nicht.
Sie haben eine 8 statt einer 6 eingetippt und zwei Stunden zu viel bezahlt.
Kommt Ihnen das bekannt vor? Dann sind Sie mehr mit Excel beschäftigt als mit Ihrem Dienstplan.
Was kann eine Dienstplan-App mehr als Excel?
Mit einer Dienstplan-App wie Tiemdo erledigt Ihr Team einen Teil der Arbeit selbst:
Verfügbarkeit:
Ihr Team trägt sie selbst in der App ein, bis zu einer Frist, die Sie festlegen.
Dienstplan:
Sobald Sie veröffentlichen, ist der Dienstplan auf dem Handy Ihres Teams. Es gibt also immer nur eine Version.
Ausfälle:
Fällt jemand aus, stellen Sie die Schicht offen, und Kollegen melden sich selbst.
Stunden:
Ihr Team stempelt ein, die geleisteten Stunden stehen neben dem Dienstplan, und Sie genehmigen sie in einem Schritt.
Personalkosten:
Sie sehen schon beim Planen, was die Besetzung pro Tag kostet.
Die Dienstplanung kostet 1 € pro aktivem Mitarbeiter pro Monat, mit Stempeln und Arbeitszeiterfassung 2 €. Sie können Tiemdo 30 Tage kostenlos testen, ohne Kreditkarte. Wie so ein System genau funktioniert, lesen Sie in Wie funktioniert Dienstplan-Software?