Personalplanung an Feiertagen: So behalten Sie Besetzung, Verfügbarkeit und Zuschläge im Griff
An Weihnachten, Ostern und anderen Feiertagen möchten Mitarbeitende gern frei haben. In Gastronomie, Freizeitbranche und Einzelhandel sind das jedoch oft die umsatzstärksten Tage. Können Mitarbeitende ihre Verfügbarkeit ohne Regeln eintragen, stellt sich schnell die Frage: Wer steht am Ende noch im Dienstplan?
Mit Tiemdo legen Sie Feiertage im Voraus fest, begrenzen Nichtverfügbarkeit, überwachen die Mindestbesetzung und verrechnen Feiertagszuschläge automatisch. So behalten Sie die Kontrolle über Ihre Personalplanung.
Kommt Ihnen das bekannt vor? Zwanzig Mitarbeitende, aber niemand in der Küche
Die Feiertage nähern sich und die Anfragen häufen sich. Die eine möchte am ersten Weihnachtsfeiertag frei, der andere am zweiten, und ein Dritter trägt sich einfach als nicht verfügbar ein. Ehe Sie sich versehen, haben Sie zwanzig Mitarbeitende, aber niemanden für Küche, Service oder Laden.
Feiertage direkt im Dienstplan sichtbar
In Tiemdo importieren Sie gesetzliche Feiertage, die sofort im Planer angezeigt werden. So berücksichtigen Sie bei der Dienstplanung direkt den erwarteten Andrang, zusätzliches Personal, andere Öffnungszeiten, Zuschläge und Urlaubsanträge.
Sie können auch regionale Feiertage hinzufügen und eigene Termine anlegen, etwa einen verkaufsoffenen Sonntag, ein Festival, ein Straßenfest, eine Firmenfeier oder einen besonders vollen Ferientag. Für jeden Feiertag legen Sie fest, für welche Abteilungen er gilt. Ist Ihr Restaurant geöffnet, das Büro aber geschlossen, oder gilt an einem Standort ein regionaler Feiertag? Dann passt die Planung trotzdem zur Praxis.
Verfügbarkeit an wichtigen Tagen sperren
Sie wissen, dass Sie an Weihnachten viel Personal brauchen? Dann sperren Sie diesen Tag für Nichtverfügbarkeit. Mitarbeitende können sich dann nicht mehr einfach als nicht verfügbar eintragen. Wer trotzdem frei möchte, kann dies nach Absprache beantragen. So bleibt die Planung in Ihrer Hand.
Höchstzahl für Nichtverfügbarkeit festlegen
Ein Tag muss nicht immer komplett gesperrt werden. Sie können auch festlegen, wie viele Mitarbeitende an einem Tag nicht verfügbar sein dürfen, zum Beispiel höchstens fünf. Ist diese Grenze erreicht, können sich weitere Mitarbeitende nicht mehr als nicht verfügbar eintragen. Ihr Team behält Freiheit, und Sie vermeiden einen leeren Dienstplan.
Mindestbesetzung pro Funktion
Ein unternehmensweites Limit reicht nicht immer aus. Angenommen, Sie haben dreißig Mitarbeitende und zehn dürfen nicht verfügbar sein. Sind das ausgerechnet alle Ihre Köche, bekommen Ihre Gäste trotzdem nichts zu essen.
Deshalb können Sie in Tiemdo auch Limits pro Funktion festlegen, zum Beispiel:
Koch:
mindestens fünf verfügbar
Service:
mindestens acht verfügbar
Spülküche:
mindestens zwei verfügbar
So schauen Sie nicht nur auf die Gesamtzahl, sondern auf die Menschen, die Sie wirklich brauchen.
Weitere Regeln für die Verfügbarkeit
Außerdem können Sie festlegen:
Wie weit im Voraus
Mitarbeitende ihre Verfügbarkeit eintragen dürfen, damit niemand schon ein Jahr vorher Tage blockiert.
Eine Mindestanzahl verfügbarer Stunden
, damit jemand mit flexiblem Vertrag nicht fast alles sperrt.
Eine Höchstzahl nicht verfügbarer Tage
pro Woche und pro Monat.
Feiertagszuschläge automatisch berechnen
Gilt in Ihrem Unternehmen oder Tarifvertrag ein Zuschlag für die Arbeit an Feiertagen? Diesen richten Sie in Tiemdo ein, mit Faktoren für Lohn, Zuschläge für ungünstige Arbeitszeiten und Freizeitausgleich. Arbeitet jemand an diesem Tag, kann der richtige Zuschlag automatisch angewendet werden.
Sie müssen also nicht mehr im Nachhinein herausfinden, wer an Weihnachten gearbeitet hat oder welche Stunden höher vergütet werden. Das spart Kontrollaufwand bei Zeiterfassung und Lohnabrechnung und verringert das Fehlerrisiko.
Alles an einem Ort
Einen Feiertag gut zu planen, ist mehr als ein Eintrag im Kalender. Sie möchten wissen, wer arbeiten kann, wer frei möchte, welche Funktionen besetzt sein müssen, welcher Zuschlag gilt und was das für die Lohnkosten bedeutet. Wenn Sie das alles in einem System regeln, brauchen Sie keine separaten Excel-Tabellen, WhatsApp-Nachrichten und Listen mehr.
Behalten Sie selbst die Kontrolle
Verfügbarkeit angeben heißt nicht, unbegrenzt frei nehmen zu können. Mit Tiemdo legen Sie die Spielregeln vorab fest: Ihre Mitarbeitenden wissen, woran sie sind, und Sie haben an den geschäftigsten Tagen des Jahres genug Personal.
Möchten Sie sehen, wie Sie Feiertage, Verfügbarkeit, Limits und Zuschläge in Tiemdo einrichten? Entdecken Sie unsere Personalplanung oder testen Sie Tiemdo 30 Tage kostenlos.