Dienstplan Einzelhandel: kostenlose Excel-Vorlage

Ein Dienstplan für den Einzelhandel in Excel ist ein Wochenplan mit einem Block pro Abteilung, zum Beispiel Kasse, Warenverräumung und Verkauf. Weil Ihr Geschäft feste Öffnungszeiten hat, legen Sie einmal eine Woche mit festen Schichten an und kopieren sie jede Woche. Sie möchten sofort loslegen? Laden Sie die kostenlose Excel-Vorlage für den Einzelhandel herunter.

Warum Excel gut zu einem Geschäft passt

Im Einzelhandel ähnelt eine Woche oft der anderen. Nehmen Sie ein Modegeschäft: Es öffnet um 09:30 und schließt um 18:30, donnerstags ist langer Einkaufsabend bis 20:00 und samstags schließen Sie um 17:00. Diese festen Zeiten machen das Planen deutlich einfacher.

Sie legen also einmal eine Woche mit festen Schichten an. Danach kopieren Sie diese Woche und ändern nur, was anders ist: jemand im Urlaub, ein verkaufsoffener Sonntag oder der Sale.

Planen Sie pro Abteilung

Den Dienstplan für Ihr Geschäft teilen Sie in Blöcke auf, einen pro Abteilung. So sehen Sie auf einen Blick, ob überall genug Leute da sind.

• Kasse.

  Hier darf es nie eine Lücke geben. Planen Sie zu Stoßzeiten mehr Leute ein, etwa samstagnachmittags und am langen Einkaufsabend. Legen Sie fest, wer die Kasse übernimmt, wenn Ihre Kassenkraft Pause macht.

• Warenverräumung.

  Lassen Sie die Warenverräumung beginnen, sobald die Lieferung kommt, auch vor Ladenöffnung. Auspacken, auszeichnen und Regale auffüllen ist dann erledigt, wenn der erste Kunde hereinkommt.

• Schuhe.

  An einem ruhigen Vormittag reicht meist eine Verkaufskraft. Am langen Einkaufsabend übernimmt ein Kollege, damit niemand einen sehr langen Tag hat.

• Bekleidung.

  Ist die Bekleidungsabteilung größer oder voller, planen Sie dort mehr Leute ein. Schauen Sie auf Ihr eigenes Geschäft: Wo sind samstags die meisten Kunden?

So sieht eine Woche in Ihrem Geschäft aus

Ein Beispiel für drei Tage in einem Mode- und Schuhgeschäft. Es hat von 09:30 bis 18:30 geöffnet, donnerstags bis 20:00 und samstags bis 17:00.

Donnerstag ist langer Einkaufsabend. Deshalb arbeiten Mila, Noah und Lotte bis 20:00. Am Freitag kommt die Lieferung, deshalb beginnt Bram um 07:30. Am Samstag stehen Iris und Lotte zusammen in der Bekleidung, weil dort dann am meisten los ist.

So erstellen Sie einen Dienstplan für Ihr Geschäft in fünf Schritten

1. Tragen Sie Ihre Öffnungszeiten ein.

   Lassen Sie die erste Schicht eine Viertelstunde vor Ladenöffnung beginnen. Dann ist alles bereit, wenn die Tür aufgeht.

2. Legen Sie feste Schichten an.

   Zum Beispiel eine Frühschicht, eine Spätschicht und eine Schicht für den langen Einkaufsabend. Schreiben Sie sie immer gleich, etwa 09:15–18:00.

3. Legen Sie pro Abteilung fest, wie viele Leute Sie brauchen.

   Zum Beispiel immer mindestens eine Person an der Kasse und samstags zwei in der Bekleidung.

4. Planen Sie zuerst Ihre festen Kräfte ein.

   Prüfen Sie, ob sie auf ihre Vertragsstunden kommen. Füllen Sie danach mit Teilzeitkräften, Samstagsaushilfen und Minijobbern auf.

5. Planen Sie die Pausen ein.

   Legen Sie die Pausen versetzt, damit keine Abteilung leer steht.

Für die Pausen gilt das Arbeitszeitgesetz. Bei mehr als 6 Stunden Arbeit steht jedem mindestens 30 Minuten Pause zu, bei mehr als 9 Stunden 45 Minuten. Sie können die Pause in Abschnitte von mindestens 15 Minuten aufteilen. Länger als 6 Stunden am Stück darf niemand ohne Pause arbeiten, und die Pausen müssen im Voraus feststehen. Darum gehören sie in den Dienstplan.

Fenna steht am Freitag von 09:15 bis 18:00 an der Kasse. Sie bekommt mindestens 30 Minuten Pause, spätestens nach 6 Stunden. Mila übernimmt dann die Kasse.

Für Mitarbeiter unter 18 Jahren, etwa Schüler als Aushilfe, gilt statt des Arbeitszeitgesetzes das Jugendarbeitsschutzgesetz. Prüfen Sie für sie die Regeln dort.

Quelle: Arbeitszeitgesetz (ArbZG), §§ 4 und 18, Stand November 2026.

Ist die Woche fertig? Kopieren Sie das Tabellenblatt für die nächste Woche. Die festen Schichten bleiben dann einfach stehen.

Langer Einkaufsabend und verkaufsoffener Sonntag

Am langen Einkaufsabend lassen Sie eine zweite Schicht am Nachmittag beginnen, damit niemand von der Öffnung bis 20:00 arbeitet. Im Beispiel übernehmen Mila, Noah und Lotte den Abend.

Die Ladenöffnungszeiten regeln seit 2006 die Bundesländer. Wie viele verkaufsoffene Sonntage es gibt, ist deshalb von Land zu Land verschieden.

Arbeiten Ihre Mitarbeiter an einem Sonntag, bekommen sie innerhalb von zwei Wochen einen Ersatzruhetag. Außerdem müssen mindestens 15 Sonntage im Jahr frei bleiben. Was in Ihrem Betrieb zur Sonntagsarbeit vereinbart ist, prüfen Sie im Arbeitsvertrag und gegebenenfalls im Tarifvertrag. Fragen Sie am besten zuerst, wer arbeiten möchte.

Quelle: Arbeitszeitgesetz (ArbZG), § 11, Stand November 2026; bpb, Lexikon der Wirtschaft: Ladenschluss.

Den Dienstplan ins Team bringen

Im Geschäft hängt der Dienstplan oft einfach an der Wand:

• Auf Papier im Pausenraum.

  Hängen Sie den Plan an einen festen Platz, zum Beispiel ans Schwarze Brett bei den Spinden. In Excel können Sie den Plan beim Drucken verkleinern, damit er auf eine Seite passt.

• Am Computer im Büro.

  Haben mehrere Leute Zugriff auf diesen Computer? Mit „Blatt schützen“ auf der Registerkarte „Überprüfen“ sorgen Sie dafür, dass niemand aus Versehen etwas ändert.

Ändert sich etwas? Hängen Sie dann die neue Version auf und nehmen Sie die alte ab. Schreiben Sie das Datum dazu, damit niemand auf einen alten Plan schaut. Wie Sie den Plan als PDF oder als Link teilen, lesen Sie im Beitrag Dienstplan in Excel erstellen.

Kostenlose Excel-Vorlage für den Einzelhandel

Die kostenlose Vorlage für den Einzelhandel hat vier Tabellenblätter: eines mit Erklärungen, eine ausgefüllte Beispielwoche, eine leere Woche, die Sie jede Woche kopieren, und ein Blatt für Ihre festen Schichtzeiten.

Der Dienstplan hat je einen Block für Warenverräumung, Schuhe und Bekleidung. Die Stunden pro Mitarbeiter werden automatisch zusammengerechnet. Abteilungen, Namen und Schichten passen Sie an Ihr Geschäft an, zum Beispiel mit einem Block für die Kasse. Sie fordern die Vorlage mit Ihrer E-Mail-Adresse an: kostenlose Excel-Vorlage für den Einzelhandel herunterladen.

Häufige Fragen zum Dienstplan im Einzelhandel

Welche Abteilungen gehören in einen Dienstplan für ein Geschäft?

Meist Kasse, Warenverräumung und Verkauf, im Modegeschäft zum Beispiel Schuhe und Bekleidung. Geben Sie jeder Abteilung einen eigenen Block, damit Sie pro Abteilung sehen, ob genug Leute da sind.

Wie viel Pause plane ich für meine Kassenkräfte ein?

Bei mehr als 6 Stunden Arbeit mindestens 30 Minuten, bei mehr als 9 Stunden 45 Minuten. Sie dürfen die Pause in Abschnitte von mindestens 15 Minuten aufteilen. Planen Sie im Dienstplan auch, wer die Kasse übernimmt.

Was gilt, wenn Mitarbeiter am Sonntag arbeiten?

Wer an einem Sonntag arbeitet, bekommt innerhalb von zwei Wochen einen Ersatzruhetag, und mindestens 15 Sonntage im Jahr bleiben frei. Was sonst noch gilt, steht im Arbeitsvertrag und gegebenenfalls im Tarifvertrag. Fragen Sie am besten zuerst, wer arbeiten möchte.

Wie plane ich Samstagsaushilfen ein?

Planen Sie zuerst Ihre festen Kräfte auf ihre Vertragsstunden ein. Setzen Sie Samstagsaushilfen danach in die vollsten Stunden, etwa samstags zwischen 12:00 und 17:00, in der Abteilung, in der dann am meisten los ist.

Wie plane ich mehrere Filialen in Excel?

Legen Sie pro Filiale eine eigene Datei an, oder pro Woche ein Tabellenblatt pro Filiale. Arbeitet jemand in zwei Filialen, müssen Sie in beiden Plänen prüfen, ob er nicht doppelt eingeplant ist. Excel warnt Sie davor nicht.

Excel oder online planen im Geschäft?

Haben Sie mehrere Filialen oder tauscht Ihr Team oft Schichten, kostet die Pflege eines Excel-Plans immer mehr Zeit. Wie das online geht, lesen Sie auf der Seite zur Personalplanung im Einzelhandel.