Einen Dienstplan in Excel erstellen Sie als Wochenplan: Ihre Mitarbeiter stehen untereinander, die Wochentage nebeneinander, und in jeder Zelle steht eine Schicht, etwa 12:00–20:00. Eine Spalte „Summe“ rechnet die Stunden pro Mitarbeiter zusammen. Sie möchten sofort loslegen? Laden Sie die kostenlose Excel-Vorlage für die Gastronomie oder den Einzelhandel herunter.
Was ist Personaleinsatzplanung in Excel?
Personaleinsatzplanung in Excel heißt: Sie erstellen Ihren Dienstplan in einer Tabelle. Darin legen Sie fest, wer an welchem Tag von wann bis wann arbeitet. Ob Sie ihn Dienstplan oder Schichtplan nennen, das funktioniert für jedes Team mit wechselnden Schichten: im Restaurant, im Modegeschäft, in der Reinigungsfirma oder im Ferienpark.
Warum den Dienstplan in Excel erstellen?
Viele Betriebe arbeiten ohnehin mit Excel und können sofort anfangen. Kaufen müssen Sie nichts: Excel im Web nutzen Sie kostenlos mit einem Microsoft-Konto. Und Sie richten den Plan so ein, wie er zu Ihrem Betrieb passt.
Was gehört in einen guten Dienstplan?
Ein guter Dienstplan ist auf einen Blick verständlich. Das gehört hinein:
Kalenderwoche und Datum.
Schreiben Sie oben die Kalenderwoche hin und über jeden Tag das Datum. Dann schaut niemand versehentlich in den Plan der Vorwoche.
Ein Block pro Abteilung.
Zum Beispiel Küche und Service, Kasse und Lager oder Empfang und Reinigung. So sehen Sie pro Abteilung, wer im Dienst ist.
Die Mindestbesetzung.
Tragen Sie pro Abteilung und Tag ein, wie viele Leute mindestens da sein müssen. Dann sehen Sie sofort, ob die Besetzung steht.
Beginn und Ende in jeder Zelle.
Schreiben Sie 12:00–20:00, nicht „Mittag“ oder „Spät“. Dann weiß jeder genau, wann er anfängt und wann er Feierabend hat.
Frei und Urlaub.
Tragen Sie „frei“ oder „Urlaub“ in die Zelle ein. Eine leere Zelle kann auch heißen, dass Sie jemanden vergessen haben.
Stunden automatisch zählen und Schichten auswählen
Einiges müssen Sie in einem Excel-Dienstplan nicht von Hand erledigen:
Stunden zusammenrechnen.
Eine Formel addiert die Stunden pro Mitarbeiter und Woche. So sehen Sie sofort, ob jemand auf seine Vertragsstunden kommt, ohne nachzurechnen.
Feste Schichten auswählen.
Legen Sie Ihre festen Schichten einmal in einer Liste an. Im Plan wählen Sie sie danach aus einer Dropdown-Liste aus. So trägt jeder eine Schicht gleich ein, und die Stunden stimmen.
In der kostenlosen Excel-Vorlage ist das schon eingerichtet. Sie tragen nur noch Ihre eigenen Mitarbeiter, Abteilungen und Schichten ein.
Kostenlose Excel-Vorlage für den Dienstplan
Neben der Stundensumme und der Dropdown-Liste mit festen Schichten enthält die kostenlose Vorlage von Tiemdo:
einen Wochenplan mit einem Block pro Abteilung,
eine Zeile für die Mindestbesetzung,
eine ausgefüllte Beispielwoche und ein leeres Wochenblatt, das Sie jede Woche kopieren.
Es gibt eine Version für die Gastronomie und eine für den Einzelhandel. Arbeiten Sie in einer anderen Branche, passen Sie die Abteilungen und Schichten an. Die Vorlage funktioniert auch in Google Sheets und Numbers. Sie fordern sie mit Ihrer E-Mail-Adresse an:
Den Dienstplan mit dem Team teilen
Den Plan teilen Sie auf zwei Wegen:
Als PDF.
Excel speichert den Plan ohne weitere Software als PDF. Das verschicken Sie per E-Mail oder im Gruppenchat. Geben Sie der Datei einen eindeutigen Namen, etwa „Dienstplan KW 45“. Ändert sich etwas, schicken Sie ein neues PDF.
Als Link.
Liegt der Plan in OneDrive oder Google Drive, teilen Sie einen Link, über den Ihr Team den Plan nur ansehen kann. Dann sehen alle Ihre Version.
Arbeiten Sie mit einer einzigen Version. Ihre Datei ist das Original, und nur Sie ändern sie. Schreiben Sie oben das Datum der letzten Änderung hin, dann sieht jeder, ob er die aktuelle Fassung hat.
Ändert sich etwas, nachdem Sie den Plan verschickt haben? Passen Sie zuerst Ihre Datei an, schicken Sie dann die neue Version und sagen Sie den Betroffenen persönlich Bescheid. In einem vollen Gruppenchat geht eine Nachricht schnell unter.
Häufige Fragen zum Dienstplan in Excel
Wo bekomme ich eine kostenlose Excel-Vorlage für den Dienstplan?
Die kostenlose Excel-Vorlage gibt es in einer Version für die Gastronomie und in einer für den Einzelhandel. Sie fordern sie auf der Downloadseite mit Ihrer E-Mail-Adresse an.
Eignet sich Excel für die Personaleinsatzplanung?
Für ein kleines Team mit festen Schichten schon. Sie starten kostenlos und richten den Plan so ein, wie Sie möchten. Wächst Ihr Team, tauschen Mitarbeiter oft Schichten oder arbeiten Sie mit vielen Aushilfen und Minijobbern, kostet die Pflege immer mehr Zeit. Excel warnt Sie außerdem nicht, wenn Sie jemanden doppelt einplanen oder an einem Tag einteilen, an dem er nicht kann.
Wie schicke ich den Dienstplan an meine Mitarbeiter?
Als PDF per E-Mail oder im Gruppenchat, oder als Link aus OneDrive oder Google Drive, über den Ihr Team den Plan nur ansehen kann. Schicken Sie bei jeder Änderung die neue Version, damit niemand nach einem alten Plan arbeitet.
Funktioniert die Excel-Vorlage auch in Google Sheets oder Numbers?
Ja. Die kostenlose Vorlage funktioniert in Microsoft Excel, in Google Sheets und in Numbers auf dem Mac.
Was ist der Unterschied zwischen Excel und einer Dienstplan-Software?
In Excel pflegen Sie den Dienstplan in einer Datei und verschicken ihn. Mit Online-Software wie Tiemdo sehen Ihre Mitarbeiter ihren Dienstplan in der App, geben dort ihre Verfügbarkeit an und tauschen Schichten. Mit dem Einstempeln werden die gearbeiteten Stunden erfasst, und Sie geben sie für die Lohnbuchhaltung frei.
Wie steige ich von Excel auf eine Online-Personalplanung um?
Sie übernehmen Ihre Mitarbeiter und Abteilungen aus dem Excel-Plan und planen danach online. Bei Tiemdo kostet die Planung 1 € pro aktivem Mitarbeiter und Monat, mit Einstempeln und Arbeitszeiterfassung 2 € (jeweils zzgl. MwSt.). Sie testen es zuerst 30 Tage kostenlos.
Lieber online planen?
Mit Tiemdo erstellen Sie den Dienstplan online, und Ihre Mitarbeiter sehen ihn in der App. Was Tiemdo sonst noch kann, lesen Sie auf der Seite zur Online-Personalplanung.