Ein Dienstplan für die Gastronomie in Excel ist ein Wochenplan mit einem Block pro Bereich: Küche, Service, Bar und Spülküche. Sie planen von den Stoßzeiten aus, mit den meisten Leuten am Freitag- und Samstagabend und mit Schichten, die nach Mitternacht enden. Sie möchten sofort loslegen? Laden Sie die kostenlose Excel-Vorlage für die Gastronomie herunter.
So sieht ein Dienstplan für die Gastronomie in Excel aus
Jeder Bereich hat einen eigenen Block, mit den Mitarbeitern darunter und den Tagen daneben. In jeder Zelle steht eine Schicht mit Beginn und Ende, oder „frei“ oder „Urlaub“. Ein Ausschnitt aus so einem Plan:
KW 45 | Freitag | Samstag | Sonntag |
|---|---|---|---|
Küche | |||
Tom | 15:00–23:00 | 15:00–23:00 | frei |
Lea | frei | 12:00–20:00 | 12:00–20:00 |
Service | |||
Emma | 17:00–01:00 | 17:00–01:00 | 12:00–20:00 |
Julia | 11:00–17:00 | 11:00–19:00 | Urlaub |
Bar | |||
Jonas | 20:00–02:00 | 20:00–02:00 | frei |
Spülküche | |||
Mia | 18:00–23:00 | 17:00–23:00 | 12:00–18:00 |
Was sonst noch in einen Dienstplan gehört, etwa die Kalenderwoche und eine Spalte mit der Stundensumme, lesen Sie im Beitrag Dienstplan in Excel erstellen.
Planen Sie von den Stoßzeiten aus
Schauen Sie zuerst, wann viel los ist: Freitag- und Samstagabend, ein sonniger Tag mit voller Terrasse, ein Fest oder Konzert in der Nähe. Dort setzen Sie die meisten Leute ein. An einem ruhigen Montagnachmittag brauchen Sie weniger.
Legen Sie pro Bereich und Tag fest, wie viele Leute mindestens da sein müssen, zum Beispiel zwei Köche und drei Servicekräfte am Samstagabend. In der kostenlosen Vorlage gibt es dafür eine eigene Zeile. So sehen Sie auf einen Blick, ob die Besetzung steht.
Wissen, wer kann
In der Gastronomie arbeiten Sie oft mit Teilzeitkräften, Studierenden, Aushilfen und Minijobbern. Bitten Sie Ihr Team, bis zu einem festen Tag zu melden, wann es nicht kann. Planen Sie erst danach.
Arbeitet jemand auf Abruf, also nach Bedarf statt zu festen Zeiten, muss er nur kommen, wenn Sie ihm die Schicht mindestens 4 Tage vorher mitteilen. Ein Tarifvertrag kann eine kürzere Frist vorsehen.
Quelle: § 12 Teilzeit- und Befristungsgesetz (TzBfG), Stand November 2026.
Spät- und Nachtschichten
Ein Restaurant oder eine Bar schließt oft erst nach Mitternacht. Schreiben Sie so eine Schicht einfach als 17:00–01:00. Die kostenlose Vorlage rechnet diese Stunden richtig zusammen.
Achten Sie aber auf die Ruhezeit nach einem Spätdienst. Nach Arbeitsende braucht jeder Mitarbeiter mindestens 11 Stunden ununterbrochene Ruhezeit. In der Gastronomie darf die Ruhezeit um bis zu eine Stunde kürzer sein, wenn Sie das innerhalb eines Kalendermonats oder vier Wochen mit einer anderen Ruhezeit von mindestens 12 Stunden ausgleichen.
Schließt Emma um 01:00, beginnt sie frühestens um 12:00 wieder, mit Verkürzung um 11:00. Excel warnt Sie dabei nicht. Schauen Sie deshalb bei jedem Spätdienst auf den nächsten Tag.
Quelle: § 5 Arbeitszeitgesetz (ArbZG), Stand November 2026.
Im Plan sehen, wer heute arbeitet
Ihre Datei ist mehr als der Plan, den Sie verschicken. Öffnen Sie sie morgens, dann sehen Sie, wer heute da ist, wer als Erstes anfängt und wer heute Abend schließt.
Praktisch: Mit der bedingten Formatierung kann Excel die Spalte von heute farbig markieren. Dann sehen Sie sofort, wer heute arbeitet.
Wenn jemand ausfällt
Meldet sich jemand krank, sehen Sie im Block seines Bereichs sofort, wo die Lücke ist. Schauen Sie, wer an dem Tag frei hat und dieselbe Arbeit machen kann. Einen Koch ersetzen Sie durch einen Koch. Im Service und in der Spülküche kann oft auch jemand aus einem anderen Bereich einspringen.
Passen Sie zuerst Ihre eigene Datei an und schicken Sie dann die neue Version. Sagen Sie der Person, die einspringt, auch persönlich Bescheid. In einem vollen Gruppenchat geht eine Nachricht schnell unter.
Kostenlose Excel-Vorlage für die Gastronomie
Die kostenlose Vorlage hat einen Wochenplan von Montag bis Sonntag mit je einem Block für Spülküche, Koch und Servicemitarbeiter. Sie tragen Ihre Mindestbesetzung pro Tag ein, und die Stunden pro Mitarbeiter werden automatisch zusammengerechnet. Dazu gibt es eine ausgefüllte Beispielwoche und ein leeres Wochenblatt, das Sie jede Woche kopieren.
Bereiche, Namen und Schichten passen Sie an Ihren Betrieb an, zum Beispiel mit einem Block für die Bar. Sie fordern die Vorlage mit Ihrer E-Mail-Adresse an: kostenlose Excel-Vorlage für die Gastronomie herunterladen.
Häufige Fragen zum Dienstplan in der Gastronomie
Welche Bereiche gehören in einen Dienstplan für die Gastronomie?
Meist Küche, Service, Bar und Spülküche, jeweils in einem eigenen Block. Ein Café hat vor allem Theke und Service. Ein Hotel hat zusätzlich Rezeption und Housekeeping. In der kostenlosen Vorlage passen Sie die Bereiche selbst an.
Wie viel Ruhezeit muss zwischen Spätdienst und nächster Schicht liegen?
Mindestens 11 Stunden. In der Gastronomie darf es eine Stunde weniger sein, wenn Sie das innerhalb eines Kalendermonats oder vier Wochen mit einer Ruhezeit von mindestens 12 Stunden ausgleichen. Wer um 01:00 schließt, beginnt also frühestens um 12:00 wieder, mit Verkürzung um 11:00.
Wie früh muss ich Mitarbeiter auf Abruf einteilen?
Mindestens 4 Tage vorher. Ein Tarifvertrag kann eine kürzere Frist vorsehen.
Wie plane ich einen Sonnentag oder eine Veranstaltung ein?
Legen Sie eine Terrassenschicht bei Ihren festen Schichten an, zum Beispiel von 12:00 bis 18:00. Schauen Sie Mitte der Woche auf den Wetterbericht und fragen Sie rechtzeitig, wer kann. Eine Veranstaltung in der Nähe kennen Sie oft Wochen im Voraus. Planen Sie diesen Tag dann gleich großzügiger.
Kann ich mehrere Wochen im Voraus planen?
Ja. Kopieren Sie das leere Wochenblatt für jede Woche in ein neues Tabellenblatt. Ihre Bereiche und festen Schichten bleiben dann stehen, und Sie ändern nur, was anders ist.
Excel oder online planen in der Gastronomie?
Arbeiten Sie mit vielen Aushilfen und wird jede Woche getauscht, kostet die Pflege eines Excel-Plans immer mehr Zeit. Wie das online geht, lesen Sie auf der Seite zur Personalplanung für die Gastronomie.