Für viele Gastronomiebetriebe ist die Planung in Excel der Einstieg: kostenlos, vertraut und ein Wochenplan steht in Minuten. Wir haben eine Excel-Tabelle gebaut, die auf eine Gastro-Woche zugeschnitten ist, mit einem Block pro Funktion und einer Stundensumme pro Mitarbeiter. Auf dieser Seite liest du, was drin steckt, wie du sie ausfüllst und worauf du achten musst, wenn dein Team wächst.
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Was steckt in der Excel-Vorlage?
Die Tabelle hat vier Blätter. Info erklärt kurz die Nutzung. Beispiel zeigt eine ausgefüllte Woche eines fiktiven Teams, damit du siehst, wie es aussehen soll. Vorlage ist die leere Version, die du jede Woche kopierst und nach der Kalenderwoche benennst. Unter Standardschichten legst du deine festen Schichtzeiten fest, zum Beispiel 09:00 - 17:00 oder 12:00 - 20:00, damit du sie überall gleich schreibst.
Der Dienstplan läuft von Montag bis Sonntag mit einem Block pro Funktion: Abwasch, Küche und Service. Darunter trägst du deine Mitarbeiter ein und wählst pro Tag eine Schicht. In der Spalte Gesamt zählt die Tabelle die Stunden dieses Mitarbeiters für die Woche zusammen. Pro Funktion gibt es eine Zeile Standardschichten, in der du festlegst, wie viele Leute du an dem Tag mindestens brauchst, damit du auf einen Blick siehst, ob die Besetzung steht. Funktionen, Namen und Schichten passt du an deinen Betrieb an. Um jemanden hinzuzufügen, kopiere eine bestehende Zeile, damit die Stundenberechnung erhalten bleibt.
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So planst du Personal in Excel für die Gastronomie
Fang beim Andrang an, nicht bei den Leuten. Freitag- und Samstagabend, Terrassentage, eine Veranstaltung in der Nähe: trag pro Tag in der Zeile Standardschichten ein, wie viel Service, Küche und Abwasch du brauchst. Das ist deine Mindestbesetzung.
Plane danach deine festen Kräfte. Die haben Vertragsstunden zu füllen, also setz sie zuerst und prüfe die Spalte Gesamt. Fülle die Lücken mit Teilzeit- und Aushilfskräften auf den noch offenen Zeiten.
Leg die Verfügbarkeit daneben. In der Gastronomie kommt sie per WhatsApp, per Zettel oder am Tresen; sammle sie, bevor du planst, und halte dich daran. Jemanden einzuplanen, der abgesagt hatte, ist der häufigste Planungsfehler und kostet dich eine Schicht und Goodwill.
Prüfe die Summen zuletzt. Über dem Budget? Verschieb zuerst die ruhigen Zeiten, nicht die Stoßzeiten. Kopiere dann das Blatt für die nächste Woche; die festen Schichten bleiben, du passt nur die Ausnahmen an.
Worauf Excel nicht achtet (das Arbeitszeitgesetz schon)
Die Tabelle rechnet Stunden, überwacht aber keine Regeln. Nach dem Arbeitszeitgesetz gilt zwischen zwei Schichten eine Ruhezeit von mindestens 11 Stunden; im Gastgewerbe darf sie unter Bedingungen auf 10 Stunden verkürzt werden, wenn der Ausgleich gesichert ist. Ab mehr als sechs Stunden Arbeit sind mindestens 30 Minuten Pause vorgeschrieben, ab mehr als neun Stunden 45 Minuten, aufteilbar in Blöcke von je mindestens 15 Minuten. Die werktägliche Arbeitszeit liegt bei 8 Stunden und darf nur unter Bedingungen auf 10 verlängert werden. Für Mitarbeitende unter 18 gelten nach dem Jugendarbeitsschutzgesetz strengere Regeln für Arbeitszeit, Pausen und Nachtarbeit. Rechne es durch: Wer um 01:00 schließt, darf durch die 11 Stunden Ruhezeit erst um 12:00 wieder anfangen. Excel sieht das nicht; du musst es sehen.
Wann Excel zu klein wird
Für ein Café mit acht Leuten und festem Rhythmus reicht die Tabelle. Es wird eng, sobald du zehn oder mehr Mitarbeiter hast, die Verfügbarkeit wöchentlich wechselt oder du mehrere Betriebe planst. Jeder Tausch und jede Krankmeldung ist eine Handeingabe, es kursieren mehrere Versionen des Plans und niemand weiß sicher, welche die letzte ist. Zuschläge für Nacht- und Sonntagsdienste rechnet Excel nicht aus. Die geleisteten Stunden tippst du am Monatsende trotzdem in die Lohnabrechnung, und was der Plan wirklich gekostet hat, siehst du erst auf der Abrechnung. An dem Punkt kostet Excel dich mehr Zeit, als es dir spart.
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Häufig gestellte Fragen
Ist die Excel-Vorlage wirklich kostenlos?
Ja. Du forderst sie mit deiner E-Mail-Adresse an und bekommst die Tabelle direkt ins Postfach. Ohne Verpflichtung.
Funktioniert die Vorlage auch in Google Sheets?
Ja, du kannst sie in Google Sheets oder Numbers öffnen und bearbeiten.
Kann ich andere Funktionen als Abwasch, Küche und Service hinzufügen?
Ja. Kopiere einen bestehenden Funktionsblock, benenne ihn um, und du hast einen Block für Bar, Empfang oder Terrasse.
Wie plane ich mehrere Wochen im Voraus?
Kopiere das Blatt Vorlage pro Woche und benenne es nach der Kalenderwoche.
Kann ich meinen Excel-Plan später zu Tiemdo übertragen?
Ja. Du überträgst Mitarbeiter und feste Schichten einmalig und planst danach in Tiemdo weiter.