Nach mehr als 35 Jahren unternehmerischer Tätigkeit in der Gastronomie weiß John Meijerink eine Sache ganz sicher: Die Personalplanung entscheidet über Erfolg oder Misserfolg eines Betriebs. Nicht nur die Speisekarte oder das Interieur, sondern auch, wer zu welchem Zeitpunkt auf der Fläche steht, bestimmt das Erlebnis des Gastes und letztlich die wirtschaftliche Gesundheit des Unternehmens.
„In der Gastronomie gibt es drei Schlüsselfaktoren für die Steuerung des Unternehmens: Umsatz, Einkauf und Personalkosten. Gerade der letzte Faktor, die Personalkosten, wird oft unterschätzt.“
Eine gute Personalplanung sorgt für Ruhe – für den Unternehmer, für das Team und letztlich auch für den Gast. „Wenn Mitarbeitende wissen, woran sie sind, und nicht dauerhaft überlastet werden, arbeiten sie mit deutlich mehr Freude. Das merkt man sofort auf der Fläche.“
Excel als Ausgangspunkt für viele Gastronomiebetriebe
Für viele Gastronomieunternehmer beginnt die Personalplanung ganz einfach: zuerst auf Papier und dann in Excel. Laut John ist das logisch.
„Excel ist zugänglich, übersichtlich und man kann sofort damit loslegen. In einem einzigen Plan sieht man, wer wann arbeitet und was das für Stunden und Kosten bedeutet. Gerade bei kleineren Teams oder festen Dienstplänen funktioniert das prima.“
Excel bringt Struktur, ohne kompliziert zu sein. Es lässt sich flexibel einrichten, jeder kann damit arbeiten, und solange der Dienstplan sorgfältig gepflegt wird, ist es für viele Gastronomiebetriebe eine einigermaßen zuverlässige Lösung.
Aus diesem Gedanken heraus entwickelte John vor mehr als zehn Jahren eine Excel-Tabelle, um seine Planung zu organisieren. „Je einfacher das System, desto besser funktioniert es in der Praxis“, so John.
Wo Excel in der Gastronomie an seine Grenzen stößt
Trotzdem hat Excel klare Grenzen. Vor allem in stressigen Zeiten können sich leicht Fehler einschleichen. Krankmeldungen, Schichttausch oder mehrere Personen, die am selben Dienstplan arbeiten, sorgen schnell für Verwirrung. Versionen geraten durcheinander und kleine Änderungen haben oft größere Folgen als erwartet.
„Excel warnt nicht.“
„Kurzfristige Änderungen, dutzende Nachrichten zur Verfügbarkeit oder Mitarbeitende, die eingeplant sind, obwohl sie gar nicht können, gehören zum Alltag“, sagt John. „Das kann zu Stress auf der Fläche, höheren Personalkosten und Frust im Team führen. Excel kann funktionieren, verlangt aber ständige Aufmerksamkeit und Disziplin.“
Vom Praxisproblem zur digitalen Lösung
Genau diese täglichen Herausforderungen waren für John der Anlass, Tiemdo zu entwickeln.
„Ich bin selbst jahrelang immer wieder auf dieselben Probleme gestoßen: unklare Dienstpläne, kurzfristige Änderungen und zu wenig Kontrolle über Stunden und Kosten. Ich fand, Personalplanung müsste einfacher, zuverlässiger und bezahlbar sein.“
Tiemdo wurde deshalb aus der Praxis heraus entwickelt, nicht nur aus der Theorie. Das Softwaresystem bietet Übersicht, berücksichtigt Verfügbarkeiten und macht Änderungen sofort für das gesamte Team sichtbar.
Aktueller Einblick in Stunden und Kosten
Ein wichtiger Unterschied liegt in der Zeiterfassung. Während Excel und lose Zettel erst im Nachhinein Einblick geben, bietet die digitale Zeiterfassung jederzeit Überblick.
„Ich sehe sofort die Plus- und Minusstunden meiner Mitarbeitenden und weiß, was das für meine Personalkosten bedeutet“, sagt John. „Dadurch kann man rechtzeitig gegensteuern und Diskussionen im Nachhinein vermeiden.“
Seiner Meinung nach sorgt das nicht nur für weniger Verwaltung, sondern vor allem für mehr Ruhe. „Mitarbeitende wissen, woran sie sind, und als Unternehmer behält man die Kontrolle über den Betrieb.“
Gute Planung spürt man jeden Tag
Ob mit Excel oder mit einem digitalen System: Der Kern bleibt derselbe. Personalplanung ist das Rückgrat eines gut laufenden Gastronomiebetriebs.
„Eine schlechte Planung spürt man sofort“, sagt John abschließend. „Aber eine gute Planung sieht man jeden Tag wieder – auf der Fläche, im Team und unterm Strich.“
John Meijerink
Restaurateur Paviljoen Lutterzand
Miteigentümer Tiemdo Personalplanung
Personalplanung in der Gastronomie muss weder schwierig noch teuer sein. Viele Betriebe beginnen mit Excel – und das ist völlig in Ordnung. Genau dafür hat Tiemdo eine kostenlose Excel-Vorlage für die Personalplanung in der Gastronomie entwickelt.
Wer mehr Überblick und weniger Fehler möchte, für den ist digitale Planung der logische nächste Schritt. Mit Tiemdo plant man bereits ab 1,00 € pro Mitarbeitenden – einfach, klar und benutzerfreundlich.