Na meer dan 35 jaar ondernemen in de horeca weet John Meijerink één ding zeker: personeelsplanning maakt of breekt een zaak. Niet alleen de menukaart of het interieur, maar wie er op welk moment op de werkvloer staat, bepaalt de ervaring van de gast én uiteindelijk, de gezondheid van het bedrijf. “In de horeca zijn er 3 key factors voor de sturing van je bedrijf: omzet, inkoop, en loonkosten. En juist die laatste factor, loonkosten, wordt vaak onderschat.”
Een goede personeelsplanning zorgt voor rust; voor de ondernemer, voor het team en uiteindelijk voor de gast. “Als medewerkers weten waar ze aan toe zijn en niet structureel overbelast raken, doen ze hun werk met veel meer plezier. Dat zie je meteen op de werkvloer.”
Excel als startpunt voor veel horecazaken
Voor veel horecaondernemers begint personeelsplanning heel eenvoudig op papier en vervolgens in Excel. Volgens John is dat logisch. “Excel is toegankelijk, overzichtelijk en je kunt er direct mee aan de slag. In één schema zie je wie wanneer werkt en wat dat betekent voor je uren en kosten. Zeker bij kleinere teams of vaste roosters werkt dat prima.”
Excel geeft structuur zonder ingewikkeld te worden. Het is flexibel in te richten, iedereen kan ermee werken en zolang het rooster zorgvuldig wordt bijgehouden, is het voor veel horecazaken een redelijke betrouwbare oplossing.
Vanuit die gedachte ontwikkelde John ruim 10 jaar geleden een Excelsheet om zijn planning vorm te geven. “Hoe simpeler het systeem, hoe beter het werkt in de praktijk,” aldus John.
Waar Excel in de horeca tegen zijn grenzen loopt
Toch kent Excel duidelijke beperkingen. Vooral op drukke momenten kunnen fouten er in sluipen. Ziekmeldingen, dienstwissels of meerdere mensen die aan hetzelfde rooster werken kunnen al snel voor verwarring zorgen. Versies raken door elkaar en kleine wijzigingen hebben grotere gevolgen dan verwacht.
“Excel waarschuwt niet”
“Excel waarschuwt niet,” zegt John. “Last-minute wijzigingen, tientallen appjes over beschikbaarheid, of medewerkers die ingepland staan terwijl ze niet kunnen, zijn aan de orde van dag. Dat kan leiden tot stress op de werkvloer, hogere loonkosten en frustratie in het team. Excel kan werken, maar vraagt constante aandacht en discipline.”
Van praktijkprobleem naar digitale oplossing
Juist die dagelijkse praktijk was voor John de aanleiding om Tiemdo te ontwikkelen. “Ik liep zelf jarenlang tegen dezelfde problemen aan: onduidelijke roosters, last-minute wijzigingen en te weinig grip op uren en kosten. Ik vond dat personeelsplanning eenvoudiger, betrouwbaarder en betaalbaar moest kunnen.”
Tiemdo is dan ook gebouwd vanuit de praktijk, niet alleen vanuit theorie. Het softwaresysteem biedt overzicht, houdt rekening met beschikbaarheid en maakt wijzigingen direct zichtbaar voor het hele team.
Actueel inzicht in uren en kosten
Een belangrijk verschil zit in de urenregistratie. Waar Excel en losse briefjes pas achteraf inzicht geven, biedt online urenregistratie continu overzicht. “Ik zie direct de plus- en minuren van mijn medewerkers en weet wat dat betekent voor mijn loonkosten,” zegt John. “Daardoor kun je op tijd bijsturen en voorkom je discussies achteraf.”
Volgens hem zorgt dat niet alleen voor minder administratie, maar vooral voor rust. “Medewerkers weten waar ze aan toe zijn en als ondernemer houd je grip op jouw zaak.
Goede planning voel je elke dag
Of het nu met Excel of een digitaal systeem gebeurt: de kern blijft hetzelfde. Personeelsplanning is de ruggengraat van een goedlopende horecazaak. “Een slechte planning voel je meteen,” besluit John. “Maar een goede planning zie je elke dag terug. Op de vloer, in het team en onderaan de streep.”
John Meijerink
Restaurateur Paviljoen Lutterzand
Mede-eigenaar Tiemdo personeelsplanning
Personeelsplanning in de horeca hoeft niet moeilijk of duur te zijn.
Veel zaken beginnen met Excel, en dat is helemaal prima. Speciaal hiervoor heeft Tiemdo een gratis Excel-sheet ontwikkeld voor personeelsplanning in de horeca. Wil je meer overzicht en minder fouten? Dan is digitaal plannen een logische volgende stap. Met Tiemdo plan je al voor € 1,00 per medewerker — eenvoudig, duidelijk en makkelijk in gebruik.Nieuwsgierig?
Mail naar sales@tiemdo.com voor een vrijblijvende demo van ons digitale personeelsplanningsysteem, of onze eenvoudige, gratis Excel-sheet voor personeelsplanning.