Een personeelsplanning in Excel voor de horeca is een weekrooster met een blok per functie: keuken, bediening, bar en afwas. Je plant vanuit de drukte, met de meeste mensen op vrijdag- en zaterdagavond, en met diensten die tot na middernacht doorlopen. Wil je direct beginnen? Download de gratis Excel-sheet voor de horeca.
Zo ziet een Excel-rooster voor de horeca eruit
Elke functie heeft een eigen blok, met de medewerkers eronder en de dagen ernaast. In elk vakje staat een dienst met een begin- en eindtijd, of "vrij" of "verlof". Een stukje van zo'n rooster:
Week 44 | Vrijdag | Zaterdag | Zondag |
|---|---|---|---|
Keuken | |||
Tom | 15:00–23:00 | 15:00–23:00 | vrij |
Lea | vrij | 12:00–20:00 | 12:00–20:00 |
Bediening | |||
Emma | 17:00–01:00 | 17:00–01:00 | vrij |
Julia | 11:00–17:00 | verlof | 11:00–19:00 |
Bar | |||
Daan | 20:00–02:00 | 20:00–02:00 | vrij |
Afwas | |||
Sara | 18:00–23:00 | 17:00–23:00 | 12:00–18:00 |
Wat er verder op een rooster hoort, zoals het weeknummer en een kolom die de uren optelt, lees je in hoe je een personeelsplanning in Excel maakt.
Plan vanuit de drukte
Kijk eerst wanneer het druk is: vrijdag- en zaterdagavond, een zonnige terrasdag, een evenement in de buurt. Zet daar de meeste mensen neer. Op een rustige maandagmiddag heb je er minder nodig.
Zet per functie per dag neer hoeveel mensen er minimaal moeten staan, bijvoorbeeld twee koks en drie man bediening op zaterdagavond. In de gratis sheet doe je dat in de regel Standaarddiensten. Dan zie je in één oogopslag of de bezetting rond is.
Weet wie er kan
In de horeca werk je vaak met parttimers, studenten en oproepkrachten. Vraag je team om vóór een vaste dag door te geven wanneer ze niet kunnen, en plan daarna pas.
Een oproepkracht roep je minimaal 4 dagen van tevoren op. Annuleer je binnen die 4 dagen, dan heeft hij recht op loon voor de uren waarvoor je hem had opgeroepen. Een cao kan de termijn korter maken, tot minimaal 1 dag. Of de Horeca-cao dat doet, lees je in de cao-tekst.
Avond- en nachtdiensten
Een horecazaak sluit vaak na middernacht. Schrijf zo'n dienst gewoon als 17:00–01:00. De gratis sheet telt die uren goed op.
Let wel op de rust na een sluitdienst. Na een werkdag heeft iemand minimaal 11 aaneengesloten uren rust. Eens in de 7 dagen mag dat 8 uur zijn, maar alleen als dat nodig is voor het werk. Sluit Emma om 01:00, dan begint ze op zijn vroegst om 12:00 weer. Excel waarschuwt je daar niet voor, dus kijk bij elke sluitdienst naar de dag erna.
Bron: Rijksoverheid, Wettelijke regels voor werktijden en rusttijden (stand oktober 2026).
Zie op je sheet wie er vandaag werkt
Je sheet is meer dan het rooster dat je rondstuurt. Open het 's ochtends en je ziet wie er vandaag staat, wie als eerste begint en wie vanavond sluit.
Handig: met voorwaardelijke opmaak kan Excel de kolom van vandaag een kleur geven. Dan zie je in één oogopslag wie er vandaag werkt.
Als iemand uitvalt
Belt iemand zich ziek, dan zie je in het blok van zijn functie meteen waar het gat zit. Kijk wie die dag vrij is en dezelfde functie kan doen. Een kok vervang je door een kok. In de bediening en de afwas kan vaak ook iemand van een andere functie bijspringen.
Pas eerst je eigen sheet aan en stuur daarna de nieuwe versie. Laat het ook persoonlijk weten aan wie invalt. In een drukke groepsapp mist iemand een bericht snel.
Gratis Excel-sheet voor de horeca
De gratis sheet heeft een weekrooster van maandag tot en met zondag, met een blok per functie: afwas, kok en bediening. Je zet er je minimale bezetting per dag in, en de uren per medewerker worden automatisch opgeteld. Er zit een ingevulde voorbeeldweek in en een leeg sjabloon dat je elke week kopieert.
Functies, namen en diensten pas je aan aan je eigen zaak, bijvoorbeeld met een blok voor de bar. Je vraagt de sheet aan met je e-mailadres. Download hier de gratis Excel-sheet voor de horeca.
Veelgestelde vragen over personeelsplanning in Excel voor de horeca
Welke functies zet ik in een horecarooster?
Meestal keuken, bediening, bar en afwas, elk in een eigen blok. Een café heeft vooral bar en bediening. Een hotel heeft er receptie en housekeeping bij. In de gratis sheet pas je de functies zelf aan.
Hoeveel rust zit er tussen een sluitdienst en de volgende dienst?
Minimaal 11 uur. Eens in de 7 dagen mag dat 8 uur zijn, als dat nodig is voor het werk. Wie om 01:00 sluit, begint dus op zijn vroegst om 12:00 weer, of die ene keer om 09:00.
Hoe ver van tevoren roep ik een oproepkracht op?
Minimaal 4 dagen van tevoren. Een cao kan die termijn korter maken, tot minimaal 1 dag.
Hoe plan ik een terrasdag of evenement in?
Zet een terrasdienst klaar bij je vaste diensten, bijvoorbeeld van 12:00 tot 18:00. Kijk halverwege de week naar het weerbericht en vraag op tijd wie er kan. Een evenement in de buurt weet je vaak weken vooruit. Plan die dag dan meteen ruimer.
Kan ik meerdere weken vooruit plannen?
Ja. Kopieer het lege sjabloon naar een nieuw tabblad voor elke week. Je functies en vaste diensten blijven dan staan, en je past alleen aan wat anders is.
Excel of online plannen in de horeca?
Werk je met veel oproepkrachten en wordt er elke week geruild, dan kost een Excel-rooster bijhouden steeds meer tijd. Hoe dat online gaat, lees je op de pagina over personeelsplanning voor de horeca.