Personeelsplanning in Excel voor de retail: Gratis Excel-sheet

Een personeelsplanning in Excel voor de retail is een weekrooster met een blok per afdeling, zoals kassa, magazijn en verkoop. Omdat je winkel vaste openingstijden heeft, maak je één keer een week met vaste diensten en kopieer je die elke week. Wil je direct beginnen? Download de gratis Excel-sheet voor de retail.

Waarom Excel goed past bij een winkel

In een winkel lijkt de ene week vaak op de andere. Neem een kledingwinkel: de deur gaat om 09:30 open en om 18:00 dicht, op donderdag is het koopavond en op zaterdag sluit je om 17:00. Die vaste tijden maken plannen een stuk eenvoudiger.

Je maakt dus één keer een week met vaste diensten. Daarna kopieer je die week en pas je alleen aan wat anders is: iemand op vakantie, een koopzondag of de uitverkoop.

Plan per afdeling

Een winkelrooster deel je op in blokken, één per afdeling. Zo zie je in één keer of overal genoeg mensen staan.

• Kassa.

  Hier wil je nooit een gat. Plan extra mensen op de drukke momenten, zoals zaterdagmiddag en de koopavond. Zorg dat iemand de kassa overneemt als je kassamedewerker pauze heeft.

• Magazijn.

  Laat de magazijnmedewerker beginnen als de levering komt, ook als dat voor opening is. Uitpakken, prijzen en de rekken vullen is dan klaar als de eerste klant binnenkomt.

• Verkoop heren.

  Op een rustige ochtend is één verkoopmedewerker meestal genoeg. Op de koopavond neemt een collega het over, zodat niemand een hele lange dag maakt.

• Verkoop dames.

  Is de damesafdeling groter of drukker, dan plan je daar meer mensen. Kijk naar je eigen winkel: waar lopen op zaterdag de meeste klanten rond?

Zo ziet een week in je winkel eruit

Een voorbeeld van drie dagen in een kledingwinkel. De winkel is open van 09:30 tot 18:00, op donderdag tot 21:00 en op zaterdag tot 17:00.

Op donderdag is het koopavond. Daarom werken Mila, Noah en Lotte tot 21:00. Op vrijdag komt de levering, dus Bram begint om 07:30. Op zaterdag staan Iris en Lotte samen bij dames, want dan is het daar het drukst.

Zo maak je een winkelrooster in vijf stappen

• Zet je openingstijden neer.

  Laat de eerste dienst een kwartier voor opening beginnen. Dan staat alles klaar als de deur opengaat.

• Maak vaste diensten.

  Bijvoorbeeld een ochtenddienst, een middagdienst en een koopavonddienst. Schrijf ze altijd op dezelfde manier, zoals 09:15–18:00.

• Zet per afdeling neer hoeveel mensen je nodig hebt.

  Bijvoorbeeld altijd minimaal één bij de kassa, en op zaterdag twee bij dames.

• Plan eerst je vaste krachten.

  Kijk of ze aan hun contracturen komen. Vul daarna aan met parttimers en zaterdaghulpen.

• Plan de pauzes.

  Laat pauzes om en om vallen, zodat geen afdeling leeg staat.

Bij die pauzes geldt de wet. Werkt iemand langer dan 5,5 uur, dan heeft hij recht op minimaal 30 minuten pauze, eventueel in 2 keer een kwartier. Wie langer dan 10 uur werkt, heeft recht op 45 minuten. Fenna staat vrijdag van 09:15 tot 18:00 op de kassa, dus ze krijgt minimaal een half uur pauze. Sam neemt de kassa dan over.

Bron: Rijksoverheid, Wettelijke regels voor pauzes tijdens het werk (stand oktober 2026).

Is de week klaar? Kopieer het tabblad voor de volgende week. De vaste diensten blijven dan gewoon staan.

Koopavond en koopzondag

Op de koopavond laat je een tweede ploeg 's middags beginnen, zodat niemand van opening tot 21:00 werkt. In het voorbeeld nemen Mila, Noah en Lotte de avond over.

Of je winkel op zondag open mag, verschilt per gemeente. Je bent niet verplicht om op een koopzondag open te zijn. Ga je wel open, vraag dan eerst wie er wil werken. Iemand moet zelf akkoord gaan met werken op zondag. Wat er in jouw bedrijf over zondagswerk is afgesproken, staat in de arbeidsovereenkomst of de cao.

Bron: Ondernemersplein, Winkeltijden; Rijksoverheid, Ben ik verplicht om op zondag te werken? (stand oktober 2026).

Het rooster bij je team krijgen

In een winkel hangt het rooster vaak gewoon aan de muur:

• Op papier in de personeelsruimte.

  Hang het rooster op een vaste plek, bijvoorbeeld bij de kluisjes. In Excel kun je het rooster bij het printen verkleinen, zodat het op één pagina past.

• Op de computer in het kantoor.

  Kunnen meer mensen bij die computer? Met Blad beveiligen op het tabblad Controleren zorg je dat niemand per ongeluk iets verandert.

Verandert er iets? Hang dan de nieuwe versie op en haal de oude weg. Schrijf de datum erbij, zodat niemand naar een oud rooster kijkt. Hoe je het rooster als pdf of als link deelt, lees je in hoe je een personeelsplanning in Excel maakt.

Gratis Excel-sheet voor de retail

De gratis sheet voor de retail heeft vier tabbladen:

• Info

  , met uitleg over de sheet;

• Voorbeeld

  , met een ingevulde winkelweek;

• Sjabloon

  , een lege week die je elke week kopieert;

• Standaard diensten

  , voor je vaste diensttijden.

Het rooster heeft een blok per afdeling, zoals kassa, magazijn, verkoop heren en verkoop dames. De uren per medewerker worden automatisch opgeteld. Afdelingen, namen en diensten pas je aan aan je eigen winkel. Je vraagt de sheet aan met je e-mailadres.

Veelgestelde vragen over personeelsplanning in Excel voor de retail

Welke afdelingen zet ik in een winkelrooster?

Meestal kassa, magazijn en verkoop. Geef elke afdeling een eigen blok, zodat je per afdeling ziet of er genoeg mensen staan.

Hoeveel pauze plan ik in voor mijn kassamedewerkers?

Bij meer dan 5,5 uur werken minimaal 30 minuten, eventueel in 2 keer een kwartier. Bij meer dan 10 uur 45 minuten. Plan in het rooster ook wie de kassa overneemt.

Mag ik een medewerker op een koopzondag inplannen?

Ja, maar hij moet zelf akkoord gaan met werken op zondag. Hij mag weigeren, en je mag hem daar niet voor benadelen. Wat er in je bedrijf is afgesproken, staat in de arbeidsovereenkomst of de cao. Vraag dus eerst wie er wil.

Hoe plan ik zaterdaghulpen in?

Plan eerst je vaste krachten op hun contracturen. Zet zaterdaghulpen daarna op de drukste uren, zoals zaterdagmiddag tussen 12:00 en 17:00, bij de afdeling waar het dan het drukst is.

Hoe plan ik meerdere winkels in Excel?

Maak per winkel een eigen sheet, of per week een tabblad per winkel. Werkt iemand in twee winkels, dan moet je in beide roosters kijken of hij niet dubbel staat. Excel waarschuwt je daar niet voor.

Excel of online plannen in je winkel?

Heb je meer winkels, of ruilt je team vaak van dienst, dan kost een Excel-rooster bijhouden steeds meer tijd. Hoe dat online gaat, lees je op de pagina over personeelsplanning voor de retail.