Personeelsplanning tijdens feestdagen: zo houd je grip op bezetting en toeslagen
Met Kerst, Pasen en andere feestdagen willen medewerkers graag vrij. Maar in de horeca, recreatie en retail zijn dat vaak juist de drukste dagen. Mogen medewerkers zonder regels hun beschikbaarheid doorgeven, dan is de vraag al snel: wie staat er straks nog ingepland?
Met Tiemdo stel je feestdagen vooraf in, beperk je onbeschikbaarheid, bewaak je de minimale bezetting en verwerk je feestdagtoeslagen automatisch. Zo houd jij de controle over je personeelsplanning.
Herkenbaar? Twintig medewerkers, maar niemand in de keuken
De feestdagen komen eraan en de aanvragen stromen binnen. De één wil eerste kerstdag vrij, de ander tweede kerstdag en een derde zet zichzelf gewoon op niet beschikbaar. Voor je het weet heb je twintig medewerkers in dienst, maar niemand voor de keuken, bediening of winkel.
Feestdagen direct zichtbaar in de planner
In Tiemdo importeer je nationale feestdagen, die direct zichtbaar zijn in de planner. Zo houd je bij het maken van het rooster meteen rekening met drukte, extra medewerkers, andere openingstijden, toeslagen en verlofaanvragen.
Je kunt ook regionale feestdagen toevoegen en zelf datums aanmaken, zoals een koopzondag, festival, braderie, bedrijfsfeest of drukke vakantiedag. Per feestdag bepaal je voor welke afdelingen die geldt. Is je restaurant open maar je kantoor dicht, of heeft één vestiging een regionale feestdag? Dan sluit de planning nog steeds aan op de praktijk.
Blokkeer beschikbaarheid op drukke dagen
Weet je dat je met Kerst veel personeel nodig hebt? Blokkeer die datum dan voor onbeschikbaarheid. Medewerkers kunnen zichzelf niet meer zomaar onbeschikbaar zetten. Wil iemand toch vrij, dan kan dat in overleg worden aangevraagd. Zo houdt de planner de regie.
Stel een maximum in voor onbeschikbaarheid
Volledig blokkeren is niet altijd nodig. Je kunt ook instellen hoeveel medewerkers op een dag onbeschikbaar mogen zijn, bijvoorbeeld maximaal vijf. Is die grens bereikt, dan kunnen anderen zich niet meer onbeschikbaar zetten. Medewerkers houden vrijheid, jij voorkomt een leeg rooster.
Minimale bezetting per functie
Een bedrijfsbrede limiet is niet altijd genoeg. Stel: je hebt dertig medewerkers en er mogen er tien onbeschikbaar zijn. Als dat toevallig al je koks zijn, krijgen je gasten nog steeds geen eten.
Daarom stel je in Tiemdo ook limieten per functie in, bijvoorbeeld:
Kok:
minimaal vijf beschikbaar
Bediening:
minimaal acht beschikbaar
Afwas:
minimaal twee beschikbaar
Zo kijk je niet alleen naar het totaal, maar naar de mensen die je echt nodig hebt.
Meer regels voor beschikbaarheid
Je kunt ook instellen:
Hoe ver vooruit
medewerkers beschikbaarheid mogen invoeren, zodat niemand al een jaar van tevoren dagen blokkeert.
Een minimum aantal beschikbare uren
, zodat iemand met een flexibel contract niet bijna alles dichtzet.
Een maximum aantal onbeschikbare dagen
per week en per maand.
Feestdagtoeslagen automatisch berekenen
Geldt er binnen jouw bedrijf of cao een toeslag voor werken op een feestdag? Die stel je in Tiemdo in, met factoren voor loon, onregelmatigheidstoeslagen en tijd-voor-tijd. Werkt een medewerker op die dag, dan kan de juiste toeslag automatisch worden toegepast.
Je hoeft achteraf dus niet meer uit te zoeken wie er met Kerst werkte of welke uren tegen een hoger percentage moeten worden uitbetaald. Dat scheelt controlewerk bij urenregistratie en salarisverwerking, en verkleint de kans op fouten.
Alles op één plek
Een feestdag goed plannen is meer dan een naam in de kalender. Je wilt weten wie kan werken, wie vrij wil, welke functies bezet moeten zijn, welke toeslag geldt en wat dat betekent voor de loonkosten. Door dat in één systeem te regelen, heb je geen losse Excel-bestanden, WhatsApp-berichten en lijstjes meer nodig.
Houd zelf de controle
Beschikbaarheid doorgeven betekent niet onbeperkt vrij kunnen nemen. Met Tiemdo stel je vooraf de spelregels in: medewerkers weten waar ze aan toe zijn en jij houdt genoeg mensen beschikbaar voor de drukste dagen van het jaar.
Benieuwd hoe je feestdagen, beschikbaarheid, limieten en toeslagen instelt? Bekijk onze personeelsplanning of probeer Tiemdo 30 dagen gratis.