Personeel plannen in Excel is voor veel winkels de eerste stap: gratis, bekend en een weekrooster staat snel. Wij hebben een Excel-sheet gemaakt die is ingericht op een winkelweek, met blokken per functie, ruimte voor koopavond en zondag en een urentelling per medewerker. Op deze pagina lees je wat erin zit, hoe je hem invult en waar je op moet letten als je team of je aantal vestigingen groeit.
Download de gratis Excel-template
Wat zit er in de Excel-template?
De sheet bestaat uit vier tabbladen. Op Info staat kort hoe je hem gebruikt. Voorbeeld laat een ingevulde week van een fictieve winkel zien. Sjabloon is de lege versie die je elke week kopieert en de naam van het weeknummer geeft. Op Standaard diensten leg je je vaste diensttijden vast, bijvoorbeeld een openingsdienst van 08:30 - 14:00 of een koopavond van 14:00 - 21:00, zodat je die overal in dezelfde schrijfwijze gebruikt.
Het rooster zelf loopt van maandag tot en met zondag met per functie een blok: kassa, winkelvloer en magazijn. Daaronder zet je je medewerkers en per dag vul je de dienst in. In de kolom Totaal telt de sheet de uren van die medewerker voor de week op, handig om te zien of parttimers en zaterdaghulpen aan hun contracturen komen. Per functie staat een regel Standaarddiensten waarin je per dag aangeeft hoeveel mensen je minimaal nodig hebt. Functies, namen en diensten pas je aan naar je eigen winkel; heb je meerdere vestigingen, dan kopieer je het tabblad per winkel. Wil je een medewerker toevoegen, kopieer dan een bestaande rij, dan blijft de urentelling werken.
Download de gratis Excel-template
Zo plan je personeel in Excel voor je winkel
In een winkel liggen de kaders vast: je openingstijden bepalen wanneer er minimaal iemand moet staan. Begin daarom per dag met de basisbezetting in de regel Standaarddiensten: wie opent, wie sluit, wie er op de kassa staat. Zet daarna de drukke momenten neer: zaterdag, koopavond, koopzondag en periodes als de feestdagen of de uitverkoop. Dat zijn de dagen waarop je een extra kracht op de vloer wilt en niet alleen achter de kassa.
Plan je vaste krachten eerst. Die hebben contracturen die je moet vullen, dus zet ze neer en kijk in de kolom Totaal of ze aan hun uren komen. Vul daarna aan met parttimers, scholieren en zaterdaghulpen op de momenten die nog open staan; die groep heeft vaak per week andere beschikbaarheid, dus verzamel die vóórdat je plant.
Controleer als laatste per medewerker het weektotaal. Te veel min-uren bij een parttimer of structureel overwerk bij een vaste kracht zie je in Excel alleen als je het zelf naloopt. Kopieer daarna het tabblad voor de volgende week; de vaste diensten blijven staan, alleen de uitzonderingen pas je aan.
Waar Excel niet op let (en de cao wel)
De sheet rekent uren, maar bewaakt geen regels of toeslagen. Werk je onder de cao Retail Non-Food, dan geldt op zondag een toeslag van 50 procent, op uren tussen 22:00 en 07:00 ook 50 procent en op feestdagen 100 procent. Dat betekent dat een koopzondag met vier man op de vloer in Excel even duur lijkt als een dinsdag, terwijl hij anderhalf keer zoveel kost. Plan je scholieren onder de achttien, dan gelden vanuit de Arbeidstijdenwet strengere regels voor werktijden, pauzes en late uren; ook dat ziet Excel niet. Check altijd je eigen cao, want supermarkten, drogisterijen en bouwmarkten vallen onder andere afspraken.
Wanneer Excel te klein wordt
Voor een kleine winkel met een vast team werkt de sheet prima. Het gaat knellen zodra je met veel parttimers en scholieren werkt die elke week andere beschikbaarheid hebben, of als je meerdere vestigingen plant en de bezetting over winkels heen wilt zien. Ruilen en ziekmeldingen voer je handmatig in, er gaan verschillende versies van het rooster rond en aan het einde van de maand typ je de gewerkte uren over naar je loonadministratie. Toeslagen voor zondag en avond rekent Excel niet uit en wat het rooster kost, weet je pas bij de loonstrook. Op dat punt kost Excel je meer tijd dan het je bespaart.
Probeer Tiemdo 30 dagen gratis
Bespaar tijd door roosters te automatiseren en verklein de kans op fouten. Medewerkers geven zelf hun beschikbaarheid door in de app, je ziet de loonkosten inclusief toeslagen terwijl je plant, medewerkers klokken in via de app en gewerkte uren gaan rechtstreeks naar je loonpakket. Na je aanmelding kun je direct aan de slag, vanaf € 1 per medewerker. Wij laten het je weten zodra je proefperiode bijna afloopt.
Veelgestelde vragen
Is de Excel-template echt gratis?
Ja. Je vraagt hem aan met je e-mailadres en ontvangt de sheet direct in je mailbox. Je zit nergens aan vast.
Werkt de template ook in Google Sheets?
Ja, je kunt het bestand openen en bewerken in Google Sheets of Numbers.
Voor welke winkels is de sheet geschikt?
Voor elke winkel met wisselende diensten: kleding, schoenen, drogist, bouwmarkt, speciaalzaak. De functies pas je zelf aan.
Kan ik meerdere vestigingen in één bestand plannen?
Ja, maak per vestiging een eigen tabblad. Wil je bezetting en uren over vestigingen heen zien, dan is dat het moment om naar roostersoftware te kijken.
Kan ik mijn Excel-rooster later overzetten naar Tiemdo?
Ja. Je zet je medewerkers en vaste diensten eenmalig over en plant daarna verder in Tiemdo.