Urenregistratie in de horeca is een vak apart. Wisselende diensten, piekmomenten, overuren en last-minute roosterwijzigingen maken het bijhouden van uren complex en foutgevoelig. Toch werken veel horecabedrijven nog steeds met Excel, losse briefjes of appjes.
Dat lijkt misschien praktisch, maar in werkelijkheid zorgt dit voor regelmatig tijdverlies, fouten en frustratie. In deze blog lees je waarom urenregistratie in Excel niet geschikt is voor de horeca en hoe een personeelsplanningssysteem met urenregistratie je maandelijks 10 tot 15 uur werk kan besparen.
Waarom goede urenregistratie in de horeca cruciaal is
In de horeca zijn personeelskosten één van de grootste uitgaven. Daarom is het essentieel om:
Gewerkte uren correct te registreren
Overuren en afwijkingen inzichtelijk te hebben
Salarissen foutloos uit te betalen
Discussies met medewerkers te voorkomen
Grip te houden op je marges
Een kleine fout in urenregistratie kan al snel leiden tot te veel betaalde uren of juist ontevreden medewerkers die te weinig salaris ontvangen. Beide situaties zijn funest voor de sfeer op de werkvloer.
Uren bijhouden in Excel in de horeca: waarom dit vaak misgaat
Excel wordt nog veel gebruikt voor urenregistratie in de horeca, maar sluit slecht aan op de dagelijkse praktijk.
Typische problemen in de horeca
Uren worden doorgegeven via WhatsApp, memo-blaadjes of mondeling
Tijdens drukke diensten wordt urenregistratie vergeten
Excel-bestanden raken verouderd of onoverzichtelijk
Fouten in formules of invoer blijven onopgemerkt
In een druk restaurant, café of hotel staat gastbeleving voorop. Administratie komt later wel. Het gevolg: achteraf uren reconstrueren, medewerkers achterna en eindeloze correcties.
De gevolgen van slechte urenregistratie in de horeca
Wanneer urenregistratie niet goed is ingericht, ontstaat er al snel chaos:
Uren raken kwijt
Medewerkers geven soms te veel of te weinig uren door
Salarissen kloppen niet
Medewerkers klagen en raken gedemotiveerd
Jij bent extra tijd kwijt aan uitleg en herstelwerk
En laten we eerlijk zijn: uren corrigeren is niet het leukste werk.
Hoeveel tijd kost handmatige urenregistratie in de horeca?
Voor een gemiddeld horecabedrijf met circa 20–30 medewerkers kost handmatige urenregistratie:
Verzamelen van uren
Controleren en corrigeren
Verwerken in Excel
Overleg met de boekhouder
al snel 10 tot 15 uur per maand.
Tijd die je beter kunt besteden aan:
Gasten
Teamontwikkeling
Omzet
Rust in je hoofd
Personeelsplanningssysteem met urenregistratie: de horeca-oplossing
Een personeelsplanningssysteem met geïntegreerde urenregistratie sluit wél aan op de realiteit van de horeca.
Zo werkt urenregistratie met een systeem
Medewerkers klokken in en uit of registreren uren via de plannings-app
Uren worden automatisch vastgelegd
Afwijkingen en overuren zijn direct zichtbaar en aanpasbaar
Jij hoeft alleen nog maar de uren goed te keuren
Met één klik stuur je de urenregistratie door naar de boekhouder of salarisadministratie
Geen meerdere roosters via Excel in omloop. Geen losse briefjes. Geen chaos.
De voordelen voor horecabedrijven
Bespaart 10–15 uur per maand
Minder fouten in salarisbetalingen
Realtime inzicht in personeelskosten
Minder stress en administratie
Tevreden en gemotiveerde medewerkers
Eenvoudige samenwerking met boekhouder
Vooral bij wisselende roosters en drukke periodes is dit een enorme winst.
Excel urenregistratie | Personeelsplanningssysteem |
|---|---|
Handmatige invoer | Automatische registratie |
Grote foutkans | Minimale foutkans |
Tijdrovend | Tijdbesparend |
Geen realtime inzicht | Altijd actueel |
Veel correcties | Eén goedkeuringsmoment |
Conclusie: rust en overzicht in je horeca-administratie
Urenregistratie in de horeca hoeft geen frustratie te zijn. Werken met Excel en losse urenbriefjes kost veel tijd en vergroot de kans op fouten. Zeker tijdens drukke momenten leidt dit tot chaos en ontevreden medewerkers.
Met een personeelsplanningssysteem met urenregistratie bespaar je 10 tot 15 uur per maand, houd je grip op je personeelskosten en creëer je rust op de werkvloer.
Minder administratie. Meer overzicht. Betere sfeer.
Olaf Smit
Financieel adviseur
Mede-eigenaar Tiemdo Personeelsplanning
Kost urenregistratie in de horeca je nog steeds onnodig veel tijd?
Met Tiemdo houd je urenregistratie in de horeca eenvoudig, overzichtelijk en foutloos. Geen chaos meer, maar controle — zelfs tijdens de drukste diensten.
Uren registreren kan bij Tiemdo op 4 manieren:
Via een vaste tablet
Ideaal op een tablet of computer in de zaak.Via de kassa (met internetverbinding)
Medewerkers klokken eenvoudig in en uit tijdens hun dienst.Via de telefoon van medewerkers
Altijd en overal uren registreren, direct gekoppeld aan de planning.Achteraf uren registreren in het urenregistratiesysteem
Handig voor correcties of uitzonderingen, zonder Excel.
Alle uren komen automatisch samen in één overzicht.
Jij hoeft ze alleen nog te controleren en goed te keuren — en met één klik door te zetten naar je boekhouder of salarisadministratie.
Personeelsplanning hoeft niet duur te zijn
Plannen en klokken met Tiemdo kost € 2,00 per medewerker
Plan je nog in Excel? Probeer Tiemdo 1 maand gratis
Heb je al een planningssysteem? Bespaar dan meer 50% op je planningskosten