Wechselnde Schichten, Stoßzeiten, Überstunden und kurzfristige Dienstplanänderungen machen die Zeiterfassung in der Gastronomie komplex und fehleranfällig. Trotzdem arbeiten viele Gastronomiebetriebe noch immer mit Excel, Zetteln oder WhatsApp-Nachrichten.
Das wirkt praktisch, führt aber in der Realität zu Zeitverlust, Fehlern und Frustration. In diesem Blog erfährst du, warum Excel für die Zeiterfassung in der Gastronomie ungeeignet ist und wie ein Personaleinsatzplanungssystem mit Zeiterfassung monatlich 10–15 Stunden Arbeit spart.
Warum eine gute Zeiterfassung in der Gastronomie entscheidend ist
Personalkosten gehören zu den größten Ausgaben in der Gastronomie. Deshalb ist es wichtig:
Arbeitszeiten korrekt zu erfassen
Überstunden und Abweichungen im Blick zu behalten
Löhne fehlerfrei auszuzahlen
Diskussionen mit Mitarbeitenden zu vermeiden
Die Marge unter Kontrolle zu halten
Schon kleine Fehler können zu Überzahlungen oder unzufriedenen Mitarbeitenden führen — beides schadet dem Betriebsklima.
Zeiterfassung mit Excel in der Gastronomie: warum das oft scheitert
Excel wird noch häufig genutzt, passt aber nicht zum hektischen Gastronomie-Alltag.
Typische Probleme
Stunden werden per WhatsApp, Zettel oder mündlich weitergegeben
In stressigen Schichten wird die Zeiterfassung vergessen
Excel-Dateien werden unübersichtlich oder veraltet
Fehler in Formeln bleiben unbemerkt
Im Restaurant, Café oder Hotel steht der Gast an erster Stelle. Verwaltung folgt später — oft mit Chaos als Ergebnis.
Die Folgen schlechter Zeiterfassung
Ist die Zeiterfassung schlecht organisiert, entstehen schnell Probleme:
Arbeitszeiten gehen verloren
Falsche Stundenangaben
Fehlerhafte Lohnabrechnungen
Unzufriedene Mitarbeitende
Zusätzlicher Aufwand für Korrekturen
Und Hand aufs Herz: Stunden korrigieren macht keinen Spaß.
Wie viel Zeit kostet manuelle Zeiterfassung?
Für einen durchschnittlichen Gastronomiebetrieb mit 20–30 Mitarbeitenden fallen monatlich:
Sammeln der Stunden
Prüfen und Korrigieren
Verarbeitung in Excel
Abstimmung mit dem Steuerberater
10–15 Stunden Arbeitszeit an.
Zeit, die besser investiert ist in:
Gäste
Teamentwicklung
Umsatz
Und mentale Ruhe.
Personaleinsatzplanung mit Zeiterfassung: die Lösung für die Gastronomie
Ein digitales Planungssystem mit integrierter Zeiterfassung passt perfekt zum Gastronomiealltag.
So funktioniert es
Mitarbeitende stempeln ein und aus oder erfassen Zeiten per App
Arbeitszeiten werden automatisch gespeichert
Abweichungen und Überstunden sind sofort sichtbar
Du musst die Zeiten nur noch freigeben
Mit einem Klick an Lohnbuchhaltung oder Steuerberater senden
Keine Excel-Listen. Keine Zettel. Kein Chaos.
Vorteile für Gastronomiebetriebe
Spart 10–15 Stunden pro Monat
Weniger Fehler bei der Lohnabrechnung
Echtzeit-Einblick in Personalkosten
Weniger Stress und Verwaltung
Zufriedene, motivierte Mitarbeitende
Einfache Zusammenarbeit mit dem Steuerberater
Gerade bei wechselnden Dienstplänen ein enormer Vorteil.
Excel-Zeiterfassung vs Personaleinsatzplanung
Excel-Zeiterfassung | Personaleinsatzplanung |
Manuelle Eingabe | Automatische Erfassung |
Hohe Fehlerquote | Minimale Fehler |
Zeitaufwendig | Zeitsparend |
Kein Echtzeit-Überblick | Immer aktuell |
Viele Korrekturen | Ein Freigabemoment |
Fazit: Übersicht und Ruhe in der Gastronomie-Verwaltung
Zeiterfassung muss keine Belastung sein. Excel und lose Zettel kosten Zeit und erhöhen die Fehlerquote — besonders in stressigen Phasen.
Mit einem Personaleinsatzplanungssystem mit Zeiterfassung sparst du 10–15 Stunden pro Monat, behältst die Personalkosten im Griff und sorgst für Ruhe im Team.
Weniger Verwaltung. Mehr Übersicht. Besseres Betriebsklima.
Olaf Smit
Finanzberater
Miteigentümer Tiemdo
Kostet Zeiterfassung in der Gastronomie dich noch immer unnötig Zeit?
Mit Tiemdo Personalsplanung wird Zeiterfassung einfach, übersichtlich und fehlerfrei — selbst in den stressigsten Schichten.
Zeiterfassung mit Tiemdo auf 4 Arten:
Über ein festes Tablet im Betrieb
Über die Kasse (mit Internetverbindung)
Über das Smartphone der Mitarbeitenden
Nachträgliche Erfassung für Korrekturen — ganz ohne Excel
Alle Zeiten werden automatisch in einem Überblick gesammelt.
Du prüfst sie nur noch und leitest sie mit einem Klick weiter.
Personaleinsatzplanung muss nicht teuer sein
Planung und Zeiterfassung mit Tiemdo: €2,00 pro Mitarbeitendem
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