“Een planningssysteem moet vooral eenvoudig zijn. Iedere medewerker moet ermee kunnen werken, ongeacht de leeftijd”
Wat 75 jaar geleden begon als een klein houten keetje in natuurgebied Lutterzand, is uitgegroeid tot een veelzijdig horecabedrijf. John en Renate runnen het familiebedrijf inmiddels ruim dertig jaar samen. Met passie voor hun gasten, hun medewerkers en het horecavak.
Horeca zit in het bloed
John is de tweede generatie binnen Paviljoen Lutterzand. Hij groeide er letterlijk op en maakte van zijn hobby zijn werk. Tijdens de hotelschool ontmoette hij Renate, met wie hij inmiddels al ruim dertig jaar samen onderneemt.
Hun taakverdeling is helder: Renate regelt de keuken en alles achter de schermen, terwijl John zich vooral bezighoudt met de bediening, het gastcontact en de administratie.
Wat ze van de vorige generatie meekregen? Hard werken, blijven investeren en vooral goed zorgen voor je gasten.
Drie horecabedrijven in één
Paviljoen Lutterzand ligt op een prachtige plek aan de rand van natuurgebied Lutterzand, nabij de Dinkel.
Van een kop koffie na een wandeling tot bruiloften, familiefeesten, zakelijke bijeenkomsten en kinderfeestjes: het kan er allemaal.
“We zijn eigenlijk drie bedrijven in één,” vertelt Renate. “Dat maakt het soms uitdagend, maar juist die afwisseling maakt ons werk zo leuk.”
Die veelzijdigheid vraagt om een strakke organisatie. Want terwijl de ene gast rustig wil lunchen, staat de volgende groep klaar voor een feest. De samenwerking tussen keuken- en bedieningsmedewerkers moet perfect op elkaar aansluiten.
Iedere dag weer beginnen bij nul
Voor John draait horeca om meer dan lekker eten en drinken. Het gaat om de totale beleving voor de gast.
“Iedere dag begin je weer bij nul. Iedere gast verdient dezelfde aandacht en hetzelfde enthousiasme.”
Dat is de mentaliteit die John en Renate ook aan hun medewerkers meegeven.
Hun grootste trots? De trouwe gasten, hun team en de oud-medewerkers die nog altijd betrokken zijn. Tijdens het 75-jarig jubileum werd dat nog eens extra duidelijk.
“Het voelde als een warm bad,” vertelt John.
Minder puzzelen, meer tijd voor de gasten
Zo’n hecht team krijg je niet vanzelf. Het begint met een goede planning. Zoals iedere horecaondernemer weet, begint een goed draaiende zaak met de juiste mensen op het juiste moment.
Renate maakte vroeger de personeelsplanning in Excel. Beschikbaarheid kwam binnen via briefjes, telefoontjes, e-mails en WhatsApp. En bij iedere wijziging begon het gepuzzel opnieuw.
Na het uitproberen van diverse software-planners hadden ze nog niet ‘het ei van Columbus’ gevonden. Daarom werd er in de corona tijd, met hulp van softwareontwikkelaars, een start gemaakt met een eigen personeelsplanner: Tiemdo. Heel eenvoudig in gebruik, met veel slimme ondernemers tools.
Medewerkers geven zelf hun beschikbaarheid door, kunnen diensten ruilen en zien direct hun actuele rooster. Dat scheelt volgens Renate veel tijd, onduidelijkheid en onnodig overleg.
Gemaakt door horecaondernemers, voor horecaondernemers
De praktijkervaring van Paviljoen Lutterzand komt ook terug in de ontwikkeling van Tiemdo. John is namelijk niet alleen horecaondernemer, maar ook mede-eigenaar van het softwarebedrijf. Met ruim 35 jaar horeca-ervaring weet hij precies waar ondernemers dagelijks tegenaan lopen.
Vanuit zijn eigen ervaringen heeft hij onder andere twee belangrijke functies bedacht en laten implementeren in Tiemdo:
Deadlines voor onbeschikbaarheid: medewerkers moeten vóór een vastgestelde datum aangeven wanneer ze niet kunnen werken. Zo kan de planner tijdig een betrouwbaar rooster maken.
Actuele plus- en minuren: direct inzicht in de gewerkte uren ten opzichte van de contracturen. Zo kunnen ondernemers tijdig bijsturen en verrassingen voorkomen.
“Een planningssysteem moet vooral eenvoudig zijn. Iedere medewerker moet ermee kunnen werken, ongeacht de leeftijd,” aldus John.
Die gedachte vormt ook de basis van Tiemdo: geen ingewikkelde software, maar praktische oplossingen die aansluiten bij de dagelijkse werkelijkheid van horecaondernemers.
Niet groter, maar nóg beter
Na 75 jaar blijft Paviljoen Lutterzand zich ontwikkelen. John en Renate hebben niet de ambitie om steeds groter te worden. Hun focus ligt op kwaliteit, professionalisering en gastvrijheid.
Want uiteindelijk gaat het niet om hoeveel gasten er binnenkomen, maar om hoe tevreden ze weer naar huis gaan.
En dat is misschien wel het geheim achter 75 jaar Paviljoen Lutterzand.