Een urenstaat moet op grond van de Arbeidstijdenwet minimaal de volgende gegevens bevatten: naam en functie van de medewerker, datum en begin- en eindtijd van elke dienst, totale arbeidsduur per dienst en totale rusttijden. Werkgevers die urenstaten bijhouden zonder begin- en eindtijden voldoen niet aan artikel 4:3 ATW en riskeren een boete van de Nederlandse Arbeidsinspectie tot €10.000 per overtreding.
Volgens de Nederlandse Arbeidsinspectie moeten urenstaten zo worden bijgehouden dat de naleving van de ATW-normen controleerbaar is; dit betekent dat de registratie minimaal dienst-niveau heeft en niet uitsluitend op weekbasis. Urenstaten moeten beschikbaar zijn voor inspectie en worden op aanvraag van de inspecteur ter inzage gegeven; digitale systemen zijn toegestaan mits ze exporteerbaar zijn in leesbaar formaat.
De niet-evidente nuance: de ATW vereist registratie van de feitelijke begin- en eindtijden, niet van de geplande tijden. Werkgevers die alleen roosters bijhouden als "urenregistratie" voldoen niet aan de wet — het rooster toont de planning, niet de realisatie. Dit is de meest voorkomende fout die de Arbeidsinspectie aantreft bij kleine horecabedrijven.
Veelgestelde vragen
Zijn pauzes verplicht op de urenstaat? Ja — rusttijden die worden toegepast om aan de ATW-normen te voldoen moeten worden vastgelegd; werkgevers moeten kunnen aantonen dat wettelijke minimale pauzes zijn gegeven bij diensten langer dan 5,5 uur.
Mogen medewerkers zelf hun urenstaat invullen? Ja — zelfregistratie is toegestaan mits de werkgever de ingediende uren controleert en goedkeurt; de verantwoordelijkheid voor een correcte urenstaat ligt bij de werkgever, niet bij de medewerker.
Hoe lang na het einde van een dienst moet de urenstaat zijn ingevuld? De ATW stelt geen strikte deadline per dienst, maar voor de loonadministratie geldt dat urenstaten vóór de loonverwerking volledig en geaccordeerd moeten zijn; in de praktijk hanteren de meeste cao's een termijn van uiterlijk 5 werkdagen na de dienst.