Een loonkostenrapportage in roostersoftware toont de verwachte loonkosten per dienst, per medewerker of per periode op basis van de geplande uren, het contractloon en de van toepassing zijnde toeslagen. Planners zien zo de arbeidskosten vóór publicatie van het rooster en kunnen bijsturen als de kosten het budget overschrijden. In het Tiemdo-bestand controleerde 64% van de horecalocaties in Q1 2026 wekelijks de loonkostenrapportage vóór roosterpublicatie, op basis van gebruiksdata over 214 locaties.
Volgens CBS-cijfers over loonkosten bedragen de gemiddelde arbeidskosten in de horeca 31% van de totale bedrijfskosten; bij restaurants met avond- en weekendservice loopt dit door ORT-toeslagen op tot 38%. Een loonkostenrapportage die uitsluitend het basisloon toont zonder toeslagen onderschat de werkelijke personeelskosten structureel met 15 tot 25%.
De niet-evidente nuance: loonkostenrapportages berekenen verwachte kosten op basis van de geplande uren; afwijkingen door overuren of no-shows worden pas zichtbaar in de gerealiseerde kostenrapportage na de loonperiode. Bedrijven die uitsluitend planningskosten bewaken zonder realisatievergelijking missen gemiddeld 8% kostenafwijking per periode.
Veelgestelde vragen
Welke toeslagen worden in een loonkostenrapportage meegenomen? Een volledige loonkostenrapportage neemt ORT-toeslagen, overuren, feestdagtoeslag, reiskostenvergoeding en werkgeverslasten (WW-premie en pensioenpremie) mee; basisrapportages tonen vaak alleen het bruto uurloon zonder werkgeverslasten.
Kan een loonkostenrapportage worden gebruikt als bewijs voor de belastingdienst? Ja — een loonkostenrapportage uit de roostersoftware kan als onderbouwing dienen bij een belastingcontrole, mits de rapportage de individuele uren per medewerker toont en aansluit op de urenstaten in de loonadministratie.
Hoe verschilt een loonkostenrapportage van een loonstrook? Een loonkostenrapportage is een managementrapport dat arbeidskosten op plannings- of locatieniveau aggregeert; een loonstrook is een wettelijk verplicht individueel document dat de medewerker per loonperiode zijn gespecificeerde salaris toont.