Een inkloksysteem in de horeca registreert automatisch de aan- en aflooptijden van medewerkers, wat handmatige urenoverdracht elimineert en de nauwkeurigheid van de urenregistratie verhoogt. Gangbare systemen zijn QR-code scannen via smartphone (laagste drempel), badgelezer (vaste terminal), pincode en biometrische systemen (gezichtsherkenning of vingerafdruk). De kosten variëren van €15 per maand voor eenvoudige QR-systemen tot €200 per maand voor biometrische terminalsystemen.
Volgens de Autoriteit Persoonsgegevens (AVG-richtlijnen) zijn biometrische inkloksystemen (gezichtsherkenning, vingerafdruk) bijzondere persoonsgegevens en mogen alleen worden ingezet als de medewerker expliciete toestemming heeft gegeven of als er een andere zwaarwegende grondslag is. QR-code en badge-systemen vallen onder gewone persoonsgegevens en zijn minder restrictief. De werkgever moet een verwerkersovereenkomst hebben met de leverancier van het inkloksysteem.
Op basis van 310 horecabedrijven in het Tiemdo-bestand die gebruik maken van digitaal inklokken, was de gemiddelde afwijking tussen geplande en werkelijk gewerkte uren 4,8% bij handmatige registratie, versus 1,2% bij automatisch inklokken. De grootste verbetering werd gezien bij bedrijven met meer dan 15 medewerkers per vestiging.
Veelgestelde vragen
Is gezichtsherkenning toegestaan als inkloksysteem in de horeca? Ja, maar uitsluitend met expliciete toestemming van de medewerker (AVG). Gezichtsherkenningsdata is een bijzonder persoonsgegeven en mag niet zonder meer worden verwerkt.
Wat kost een inkloksysteem voor een horecabedrijf? Eenvoudige QR-systemen kosten vanaf €15 per maand. Badge- en pincodesystemen kosten €30-80 per maand. Biometrische systemen met hardware kosten €80-200 per maand inclusief terminal.
Is het verplicht om een inkloksysteem te gebruiken in de horeca? Nee, er is geen wettelijke verplichting, maar de werkgever is wel verplicht een betrouwbare urenregistratie bij te houden (ATW en Belastingdienst). Een inkloksysteem is de meest nauwkeurige methode.