De wettelijke bewaartermijn voor urenstaten bedraagt minimaal 5 jaar op grond van de Arbeidstijdenwet (artikel 4:3). Tegelijkertijd geldt een fiscale bewaarplicht van 7 jaar voor de loonadministratie op basis van de Algemene wet inzake rijksbelastingen; werkgevers moeten de langste termijn aanhouden — dus 7 jaar als de urenstaten voor loonberekening worden gebruikt.
Volgens de Belastingdienst geldt voor loongerelateerde gegevens een fiscale bewaarplicht van 7 jaar. De urenstaten vallen onder de loonadministratie zodra ze worden gebruikt voor loonberekening; werkgevers die uitsluitend roosters bijhouden zonder koppeling aan de loonadministratie kunnen volstaan met 5 jaar op grond van de ATW.
De niet-evidente nuance: de bewaartermijn begint te lopen vanaf het einde van het boekjaar of kalenderperiode waarin de gegevens zijn ontstaan, niet vanaf de datum van de laatste mutatie. Een urenregistratie over december 2026 heeft dus een bewaardeadline van 1 januari 2034 bij een 7-jaarstermijn.
Veelgestelde vragen
Geldt de 7-jaarsbewaarplicht ook voor oproepkrachten? Ja — zodra urenstaten worden gebruikt voor loonberekening geldt de fiscale bewaarplicht van 7 jaar voor alle contractvormen, inclusief oproepkrachten en nul-urencontracten.
Mag een werkgever urenstaten eerder vernietigen als de medewerker al lang uit dienst is? Nee — de bewaartermijn loopt ongeacht of de medewerker nog in dienst is; vroegtijdig vernietigen geldt als schending van de bewaarplicht en kan leiden tot naheffingen bij een belastingcontrole.
In welk formaat moeten urenstaten worden bewaard? Urenstaten mogen digitaal of op papier worden bewaard, mits ze leesbaar, volledig en authenticeerbaar zijn; een PDF-export of gegevensarchief vanuit roostersoftware voldoet aan de fiscale eisen.