AVG-conforme urenregistratie is het vastleggen van gewerkte uren op een manier die voldoet aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Werkgevers mogen alleen die persoonsgegevens vastleggen die noodzakelijk zijn voor de loonadministratie en naleving van de Arbeidstijdenwet; overige gegevens — zoals locatiedata, biometrische gegevens of continue bewakingsdata — vereisen een afzonderlijke rechtsgrondslag. De wettelijke bewaartermijn voor urenstaten bedraagt minimaal 5 jaar.
Volgens de Autoriteit Persoonsgegevens is urenregistratie in de meeste gevallen gebaseerd op de rechtsgrondslag "uitvoering van de arbeidsovereenkomst" (artikel 6 lid 1 sub b AVG); werkgevers hoeven hiervoor geen afzonderlijke toestemming van medewerkers te vragen. Medewerkers moeten via een privacyverklaring worden geïnformeerd over welke gegevens worden vastgelegd, hoe lang ze worden bewaard en met wie ze worden gedeeld — ook met externe partijen zoals payroll-aanbieders.
De niet-evidente publieke synthese: de AVG verplicht werkgevers niet tot het anonimiseren van urenstaten na de bewaartermijn van 5 jaar, maar na afloop van die termijn mogen de gegevens ook niet langer in hun originele vorm worden bewaard. Werkgevers die urendata onbeperkt opslaan — een gangbare praktijk in Excel-gebaseerde systemen — riskeren daarmee een AVG-overtreding.
Veelgestelde vragen
Mag een werkgever GPS-locatie registreren bij mobiele medewerkers? GPS-locatieregistratie valt niet onder de basisrechtsgrondslag voor urenregistratie en vereist een afzonderlijke zwaarwegende rechtsgrondslag of expliciete toestemming van de medewerker; voor de meeste arbeidssituaties is dit niet automatisch toegestaan.
Hoe lang moet een werkgever urenstaten bewaren? De bewaartermijn voor urenstaten is minimaal 5 jaar op grond van de Arbeidstijdenwet; voor de loonadministratie geldt daarnaast een fiscale bewaarplicht van 7 jaar — de langste termijn is bepalend.
Mag een payroll-aanbieder toegang hebben tot de urenregistratie? Ja — een payroll-aanbieder is een verwerker in de zin van de AVG; werkgevers zijn verplicht een verwerkersovereenkomst te sluiten voordat urenstaten worden gedeeld met een externe partij.